[セキュア送信] どの担当者が書類を参照したか確認する方法
セキュア送信で複数名の担当者に書類を送った際、その中のどの担当者が参照したか・していないかを知りたいというケースがあるかと思います。そんなときの確認方法をご紹介します！
参照した人を確認する方法
- 書類一覧画面にて、確認したい書類を選択し「表示」をクリック
- ページ右上の「送付履歴」（紙飛行機と時計のマーク）をクリックすると、送付先のメールアドレスと参照ステータスアイコン（目のマーク）が表示されます。
下記画像では、1行目のメールアドレスは参照済み（アイコンの目が開いた状態）、2行目のメールアドレスは未参照（アイコンの目に斜線が入っている）であることがわかります。
また、目のアイコンにマウスを重ねると、参照日時も確認できます。
▼参考ページ
書類一覧ページの参照ステータスのアイコンは、送付先の担当者のうち一名でも参照した場合は「参照済み」と表示されます。
しかし、例えば「先月の請求が未入金なので、経理の方が書類を参照しているかを確認したい」など個別で確認が必要となるケースもあるかと思います。そんなときはぜひ、「表示」画面の「送付履歴」の箇所から参照ステータスをご確認ください！
書類の電子化を進めるためのポイント
郵便料金の価格改定に伴い、書類の電子化に関するお問い合わせも増えてきています。この機会に、郵送から電子送付に切り替えてみませんか？
メール送付への切り替えが現在注目されている背景
- 郵便料金の価格改定により、コストの増加が懸念されている
- 様々な業種、業界において「電子化」「DX化」のキーワードが注目され、“自社でも電子化を進めなければ” という課題感を持つ企業が増えてきた
紙でのやり取りは書類を受け取るお取引先にとっても、下記のようなデメリットがあります。
- 書類の到着が遅れた場合、締め日に間に合うよう急いで社内処理を行わなければならない
- 紙書類の保管に対する課題
「先方からの承諾が得られるかわからない」と二の足を踏んでいる企業は多いですが、意外とお取引先も電子化を希望されているというケースも多いのが実情です。
▼導入事例：株式会社トヨックス 様
「紙の帳票をメインにされている代理店様が多い中で、電子での受領に抵抗感があるのではないかと心配していたのですが、9割ものお客様に賛同いただけました。それだけ早く正確に納品書を受け取りたいというニーズが大きかったのだと思います。」
メールへ切り替えるときのポイント
自社や取引先によって切り替えの方法は様々ですが、いくつかの事例をご紹介します。
▼まずは新規顧客から電子化へ移行する
既存顧客に対して送付方法の切り替えを行う場合、アナウンスやタイミングなど考慮するべき項目が多いです。そのため、まずは新規顧客から電子化へ移行する方がハードルが低い場合があります。
新規顧客へは郵送の選択肢を提示せず、電子送付のみに対応しているとお伝えする方法です。
▼顧客をいくつかの対象にわけて電子化へ移行する
すべての既存顧客を一気に電子化へ切り替えようとすると大変な面もありますが、顧客をいくつかの切り口で分けて（部署ごと、入金方法ごと、契約内容ごとなど）、移行しやすい対象から切り替えていく方法もあります。
その他の事例もご紹介します。
- 「⚪️月から弊社は電子送付のみ対応します」と連絡し、そのまま電子化へ切り替えた
- 郵送と電子送付をしばらくの間併用し、慣れてきたころに電子送付のみに切り替えた
- MakeLeapsの郵送代行サービスを利用していたので、送付時に一括で「電子化への切り替えのご案内」チラシを添付した
活用できるコンテンツ
弊社では、電子化へ切り替える際のご案内テンプレートをご用意しています。
それぞれ送付方法の違いについては、「送付方法の種類とその特徴」ブログをご確認ください。
その他電子化への切り替えについてご相談希望の方は、以下までお問い合わせください。
success@makeleaps.com
kintone連携で業務課題を解決する
これまでExcelやスプレッドシートで案件管理、取引先管理をしていたが、MakeLeapsの導入をきっかけに、「kintone（外部ページ）」と連携し、業務課題を解決したいというニーズが増えています！
kintone連携でできること
書類作成に必要な、取引先情報や案件情報がkintoneからMakeLeapsに連携され、ワンクリックで見積書や請求書などの書類が作成できます。書類作成後の承認や送付もMakeLeapsで行えます。
また、送付日や入金日などの一部のデータをkintoneへ反映することも可能です。
kintone連携のメリット
▼データの二重管理が不要に
kintoneにある取引先情報や案件情報（請求情報）を連携するため、MakeLeapsへ再度情報を入力する必要はありません。連携自体もワンクリックで行えるため、簡単に書類作成ができます。
▼複数の書類を一括で作成も可能
対象の条件でkintoneのレコードを絞り込み、一覧ページから一括で書類を作成することができます。
複数の書類をまとめて作成する場合でも、インポートが不要なため、効率的に作業が行えます。
上記の動画では、kintone上にある案件レコードの中から日付で対象となるレコードを絞り込み、一括で書類データをMakeLeapsへ連携しています。処理後は、「連携結果」に結果と日付が入ります。
▼自由度の高い連携が可能
kintoneの様々なデータ（フィールド、テーブル、関連レコード）を連携することができます。柔軟性が高いため、自社のkintoneの環境に合わせて設定することが可能です。
kintoneだけではできないこと、MakeLeapsだけではできないことができるようになるのが連携機能のメリットでもあります！
それぞれのツールの強み、メリットを生かしつつ、自社の環境に合わせて連携設定を行うことで、最適な業務フローを構築することができます。
実際にkintone連携を利用し業務改善したユーザー様の事例もぜひご確認ください。
【ユーザー事例】株式会社高知林業 様
▼参考ページ
kintone連携については、無償のサンプルアプリや無料トライアルをご提供しております。ご興味のある方は、ぜひ以下のメールアドレスまでご連絡ください。
success@makeleaps.com
外部システム連携で運用フローを効率化
MakeLeapsは様々な外部システムと連携できることをご存知ですか？
現在自社でお使いの基幹システムやCRMと連携することで、日々の請求業務を効率化することができます。本ブログでは、それぞれの連携機能の概要とメリットをご紹介します。
kintone連携
書類作成に必要な顧客情報や案件情報をkintoneからMakeLeapsへ連携し、ワンクリックで見積書や請求書を作成できます。（機能紹介ページ）
利用するメリット
- kintoneに情報をまとめることができ、情報の二重管理が避けられる
- kintoneの様々なデータ（フィールド、テーブル、関連レコードなど）を自由度高く連携できる
MakeLeaps for Salesforce
Salesforceが持つ取引先や商談商品などをシームレスに連携することができます。（機能紹介ページ）
※MakeLeaps単体版とは別製品となるため、ご利用の際はご契約内容の変更などが必要です。詳細については本ブログ下部の問い合わせ先へご連絡ください。
利用のメリット
- カスタムオブジェクトを含む任意のオブジェクト（ごく一部を除く）と紐付けて書類を作成・管理することができる
- 「書類データ逆同期機能」を利用すると、MakeLeapsから様々な書類関連データをSalesforceへ反映することができる
CSVデータを使って外部システムと連携する
通常MakeLeapsへデータを一括でインポートする場合、MakeLeaps指定のフォーマットに変換した上でインポートする必要があります。しかし、こちらでご紹介する機能を利用する場合、初期設定でマッピングの操作を行うことで、毎日の作業では基幹システムから出力したデータをそのままMakeLeapsへインポートすることができます。
▼取引先カスタムインポート（マニュアル）
自社で使用している基幹システムなどから出力されるファイルフォーマットを利用して、MakeLeapsへ取引先データをインポートできます。
▼カスタムCSVインポート（マニュアル）
自社で使用している基幹システムなどから出力されるファイルフォーマットを利用して、MakeLeapsへ書類データをインポートできます。
利用するメリット
- MakeLeaps指定のフォーマットへ毎回変換する作業がなくなり、業務効率化に繋がる
- 出力したデータをそのままインポートできるため、情報の書き換えなどミスが起こりにくい
PDFファイルを使って外部システムと連携する
▼PDF一括送付（マニュアル）
外部システムから書類データをPDFファイル形式で出力できる場合は、PDFファイルをMakeLeapsへ取り込み、お客様へ送付することが可能です。（PDF作成の条件及び注意事項はヘルプページへ）
利用するメリット
- 電子帳簿保存法の発行側の要件に対応可能
- これまでのフォーマットを変更せずに、業務効率化が図れる
MakeLeapsは様々な製品と連携しています。具体的なサービス名については、「【一覧】連携実績のあるシステム」ページをご覧ください。
今回ご紹介したサービスはすべてオプション機能（MakeLeaps for Salesforceは別製品）となります。また、現在MakeLeaps for Salesforceをご利用中の方でも、併用して利用できる機能もございます。
機能の無料トライアルも可能ですので、ご興味がある方は以下までお問い合わせください。
success@makeleaps.com
送付方法の種類とその特徴
MakeLeapsの送付方法に、新たに「取引ポータル by MakeLeaps」が加わりました！
そこで今回は、おさらいとして書類の送付方法について、それぞれの特徴をご紹介します。
MakeLeapsから書類を送付する
MakeLeapsから書類を送る一番のメリットは、送付した記録が自動で「発行書類控え」に保存される点です。
（発行書類控えとは：電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信（発行）」側の保存要件を満たすための機能です。）
また、書類は宛先に設定されている取引先にしか送れないため、誤送付などのトラブルを避けることにも繋がります。
▼セキュア送信（ヘルプセンター）
電子メールで送付する方法です。書類ごとに1つリンクが発行され、メールの文面に表示されます。取引先は、リンクにアクセスすることで書類を閲覧・ダウンロードすることができます。
利用するメリット
- 書類の参照履歴の確認が可能。複数名に送付した場合でも、そのうちの誰が参照したかを見ることができる
- オプション機能「メールドメイン指定」を利用すれば、自社ドメインからの送付も可能
▼取引ポータル（ヘルプセンター）
取引先ごとに専用ページが発行され、そこに書類がアップロードされます。取引先はメールアドレスを認証するだけでサイトへアクセスし書類の確認・ダウンロードなどをすることができます。
利用するメリット
- URLをブックマークすれば、取引先側で過去1年間に受領した書類がいつでも確認できる
- 取引先側で、受け取るメールアドレスを変更できる（発行側で適用のON/OFFが可能）
▼郵送代行（ヘルプセンター）
紙書類を取引先へ送付することができます。書類の印刷から封入、投函までをパートナー企業にて代行します。
利用するメリット
- 書類の封入作業の手間が省ける
- 封入作業を自動化することによって、ヒューマンエラーを防止
MakeLeapsのシステム外から書類を送付する
MakeLeapsで作成した書類を、取引先に合わせて任意の方法で送ることができます。
▼取引先用リンク（ヘルプセンター）
書類の閲覧・ダウンロードが可能なページへアクセスできるURLを発行します。そのURLをメールやチャットサービスなどに添付し、送付することができます。
利用するメリット
- 取引先が希望する方法で送付しつつ、発行側では参照状況が確認できる
- 取引先と普段やりとりするチャットやメッセージツールなどで、見積書などの送付が可能になるため、プロジェクトに必要な情報を一元管理することができる
▼書類PDFのダウンロード（ヘルプセンター）
書類をPDFファイルとしてダウンロードが可能です。ダウンロードしたPDFファイルをメールへ添付したり、印刷してご自身で郵送することができます。
利用するメリット
参考ページ
自社や取引先に合わせた送付方法をぜひお試しください！