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送付時の書類の順番を変更する方法

MakeLeapsの送付機能を利用して複数の書類を送付する際の、書類の順番を変えられることをご存知ですか？郵送代行であれば封入の順番、セキュア送信・取引ポータルであれば書類へアクセスするリンクの表示順を変えることができます。

操作はとても簡単です。
「送付前確認」の画面で、順番を変えたい書類をドラッグ&ドロップして任意の箇所へ移動するだけです。

一番左上にくる書類が1つ目、その右が2つ目、と認識されます。送付方法ごとにどのように封入・表示されるかは下記をご確認ください。

なお、順番の変更は1つずつの変更しかできず、送付前確認に入っている書類に対して一括で操作を行うことはできません。

本機能を活用することで、ご案内を同封したいというケースなど、取引先にあわせた細かい調整が可能となります。

▼参考ページ

送付エラー通知 受け取れていますか？

セキュア送信・取引先受信箱へ送信（取引ポータル）で送付したメールが送れなかった場合に、通知メールを受け取ることができます。“受け取ったことがない” という方は設定がオフになっている可能性がありますので、以下をご確認ください。

▼送付エラーの通知メール
送付が失敗した理由と、対応内容が記載されています。
※メールの内容は先日アップデートが行われました。（ご案内ブログ）

通知メールを受け取ることで、書類の送付ができていないことに気づけるようになるため、スムーズにお取引先へ連絡することができるようになります。

設定方法

設定方法は、MakeLeaps単体版とMakeLeaps for Salesforce（Salesforce連携版）で異なります。それぞれ、マニュアルから設定方法をご確認ください。

設定画面へ進むと、以下のような画面となります。

「送付依頼のメール送信にエラーがあった」にチェックをつけることで、通知メールを受け取ることが可能です。
「自分が.. / 自分の..」にチェックをつけると、ご自身が送付した書類のエラー通知を受け取ることができ、「他のメンバーが.. / 他のメンバーの..」にチェックをつけると、他のメンバーが送付した書類にエラーがあったときの通知を受け取ることができます。

送付エラー以外にも、承認機能や郵送代行関連の通知もこちらで設定することができますので、ご自身の利用内容に応じて設定をお試しください。
なお、こちらの設定はメンバー本人が設定する必要があり、他のメンバーの設定を管理者がまとめて設定することはできません。他のメンバーの設定内容の確認方法は、マニュアルをご確認ください。

▼参考ページ

定型パターンを使って書類作成を効率化

MakeLeapsを使い始めるときに、最初に設定しておくと便利な箇所がいくつかありますが、その一つが「定型パターン」です。
定型パターンとは、書類タイプごとに書類作成時の項目内容（明細の内容や、発行日、備考欄など）をパターンとして登録しておくことができる機能です。

定型パターンには2つの種類があります。

デフォルトの定型パターン

書類の新規作成時にデフォルトで適用される内容を設定することができます。利用開始前に書類のタイプごとに必要となる項目を設定しておくことを推奨いたします。（操作マニュアル）

新規作成時とは、画面からの作成時だけではなく、カスタムCSVインポートでの作成やMakeLeaps for Salesforceで商談と連携して作成するときなども含まれます。（※標準インポート機能では、定型パターンの内容は反映されません）

【設定しておくと便利な項目】

例えば振込先や備考が複数パターンある場合は、一番使う項目をデフォルトとして設定しておき、書類作成時にケースに応じて項目の内容を編集すると便利にお使いいただけます。

その他の定型パターン

デフォルトの定型パターンは、1つの書類タイプに対して1つしか設定ができませんが、その他の定型パターンは複数設定することができます。そのため、取引先ごと、商材ごと、請求書の振込先ごとなど、必要な定型パターンを作成することが可能です。（操作マニュアル）

作成した定型パターンは、書類作成画面の上部より選択ができるようになります。

カスタムテンプレートとの違い

上記でご説明した通り、定型パターンは書類の項目内容や消費税の設定などをデフォルト設定しておくためのものです。一方、カスタムテンプレートは書類のレイアウトを変更したり、書類の項目名（「御請求書」などの書類名や、「項目」「数量」などMakeLeapsの標準テンプレートで表示名が決まってしまっているもの）の表示を変えることができます。

カスタムテンプレートには2種類の機能がございますので、詳細については各ご案内ページをご確認ください。

▼定型パターンに関する参考ブログ

ぜひ定型パターンを活用して、書類作成の効率化をお試しください。

PDF一括送付はこんなケースで活用できる！

オプション機能である「PDF一括送付」は、外部で作成したPDFファイルをMakeLeapsへ取り込み、セキュア送信や取引先受信箱へ送信などでお取引先へ送付することのできる機能です。現在一番多くのお客様にご利用いただいているオプション機能であり、様々なケースで活用することができます。

本ブログでは、このPDF一括送付の活用例を一部ご紹介していきます。現在MakeLeapsで作成できない書類を別のシステムから発行されている場合にはぜひご一読ください！

活用できるケース

▼MakeLeapsで作成できない書類も取引先へ送付したい

【状況】
MakeLeapsでは対応が難しい種類の書類や、外部で作っている特別なレイアウトの書類がある。

【対応方法】
上記の書類をPDF一括送付で取り込み、MakeLeapsからお取引先へ送付することが可能です。それ以外の書類はMakeLeapsで作成しつつ、それらすべての書類をまとめてお取引先へ送付することもできます。
他にも会計システムとの連携上、請求書は基幹システムからしか発行できない場合なども請求書はPDF一括送付、それ以外の書類はMakeLeapsから発行することができます。

▼少しでも早く書類の電子化をスタートさせたい

【状況】
郵便料金の値上げなどで書類の電子化が急務のため、少しでも早く電子化をスタートさせたいが、基幹システムから発行している請求書をMakeLeapsで作成しようとすると、切り替えに時間がかかる。

【対応方法】
第一フェーズとして、基幹システムから発行した請求書のPDFをPDF一括送付で取り込み、MakeLeapsから電子送付する。
運用が落ち着いたタイミングで、第二フェーズとして書類作成をMakeLeapsで行えるように切り替えていく。

こんな時にも活用できる！イレギュラーケースでの活用

▼特別なお知らせを送付するので、セキュア送信のメッセージを変えたい

通常送付している見積書や請求書ではなく、価格改定のお知らせなど特別な書類を送付するので、セキュア送信の内容を変えたいという場合は、PDF一括送付のアップロード時にセキュア送信の件名とメッセージを指定することができます。

▼顧客ごとに異なる内容の文書を添付したい

MakeLeapsでは送付前確認にあるすべての送付依頼に対して、同じファイルを添付することのできる「PDF一括追加」の機能はございますが、添付ファイルの内容を取引先ごとに変えたい場合は手動で1件ずつの操作となります。
しかしPDF一括送付を使えば、取引先外部IDで取引先を指定することで添付ファイルもまとめて一括アップロードし、取引先へ送付することが可能となります。

PDF一括送付のメリット

PDFファイルをGmailなどのメールから送付するのではなく、MakeLeapsから送付すると以下のようなメリットがあります。
（※「MakeLeaps書類として保管」した場合のみ対応）

▼参考ページ

もし機能にご興味がある場合は、デモンストレーションの実施や無料トライアルも可能です。以下へお問い合わせください。
【カスタマーサクセスチーム】
success@makeleaps.com

【IPアドレス制限機能】MakeLeapsへの不正アクセスを防ぐ

オプション機能である「IPアドレス制限機能」についてご紹介します。
IPアドレス制限機能は、自社のIPアドレスを登録してMakeLeapsへのアクセスを制限する機能です。あらかじめ指定したIPアドレスからのアクセスのみを許可することで、第三者による不正アクセスを防ぐことができます。

MakeLeapsには請求書や発注書などの企業にとって重要な書類データが保管されているため、それらのデータを守るための機能となります。
※本機能はオプション機能となるため、毎月10,000円(税抜)が追加費用としてかかります。

ご利用にあたっての注意事項

本機能はアクセス可能なIPアドレスをお申し込み時に登録するため、上部の図のように出張先やリモートワーク先からのアクセスができなくなります。外部環境からアクセスする際は、VPNなどを利用する必要がございます。
（※自社のネットワーク環境については、自社のシステム担当者様へお問い合わせください）

また、MakeLeapsと連携しているアプリを利用する際のアクセスについては、本機能の適用対象外となります。

お申し込み方法

まずはこちらのマニュアルをご一読いただき、「対応可能なIPアドレス」をご確認ください。
その上でメール記載事項を、送付先メールアドレスへご連絡ください。

【送付先メールアドレス】
success@makeleaps.com
※お申し込みの際は、MakeLeapsの管理者アカウントに登録されているメールアドレスよりご連絡ください。

【メール記載事項】