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よくわかる！領収書の書き方ガイド

領収書とは

領収書とは、代金の受取人が支払者に対し、金銭を受け取ったことを証明するための書類です。おもに、決済の記録が残らない現金の受け渡しの場面で発行されます。また、すでに支払った代金を再度、請求されることを防ぐ、という目的もあります。
民法第486条では「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる。」と規定されています。このように、取引先から依頼された場合は、必ず領収書やレシート等の受取証書を発行しなくてはなりません。

領収書の記載事項

領収書には必須項目があり、ひとつでも抜けると、消費税法上の正式な書類と認められません。発行時には、以下の項目（収入印紙を除く）を必ず記載しましょう。

領収書の記載事項
  1. タイトル
    領収書のタイトル。一般的に「領収書」などと記載する。
  2. 宛先
    取引先の会社名のほか、住所、連絡先などを記載する。
  3. 領収書番号（通し番号）
    自社内で領収書の管理に用いる通し番号。
  4. 発行日
    領収書の発行日を記載する。
  5. 提出者
    領収書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 合計金額
    税込みの合計金額を記載する。手書きの場合は、改ざん防止のため、記号や文字を数字で挟み、数字は3桁ごとにカンマ（,）で区切る。
  7. 但し書き
    具体的な商品・サービス名を記載する。
  8. 収入印紙
    合計金額が5万円以上（税抜）の場合には、金額に応じた収入印紙を貼り付け、割り印（消印）をする。
  9. 領収明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  10. 小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  11. 備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

なお、手書きの領収書などでは、明細のないものも用いられます。この場合、後述する「区分記載請求書等保存方式」に対応するため、消費税率対象の品目等の表記に注意しましょう。

区分記載領収書の書き方

2019年10月に軽減税率が導入された影響で、領収書には「区分記載請求書等保存方式」が適用されています。軽減税率の対象商品が含まれた領収書は「区分記載領収書」として発行しなくてはなりません。この際のポイントは、従来の必須項目に加えて
「軽減税率の対象品目の明記」と「税率毎の合計対価額の記載」が必要になる点です。
軽減税率の対象品目を明記する方法として一般的なのは、対象となる商品名の後ろに「※」を記載することです。加えて、欄外に「※印は軽減税率対象項目」と書き加えます。

軽減税率の対象品目の記載例

税率ごとの合計対価額の記載は、標準税率（10%）と軽減税率（8%）を分けて合計金額を計算します。

税率ごとの合計対価額の記載例

ただし、明細欄のないテンプレートを使用している場合は、上記の方法は使えません。そのため、以下のような工夫が求められます。

【軽減税率（8%）のみの場合】

購入した商品がすべて軽減税率の対象であれば、但し書きの後ろに「（軽減税率対象）」と追記しましょう。また、金額欄には必ず消費税込みの金額を記載してください。

【標準税率（10%）と軽減税率（8%）が混合している場合】

以下のいずれかの方法を検討してください。もしくは、明細欄のあるテンプレートへの切り替えを検討しましょう。

  • 標準税率（10%）と軽減税率（8%）の金額を分けて領収書を2枚発行する
  • 但し書き欄や余白部分に、区分記載請求書等保存方式の要件を満たす追記を行う

なお、2023年10月1日に「区分記載請求書等保存方式」は「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」へ切り替わります。制度が適用されると、「適格請求書発行事業者の登録番号」と、「税率毎の消費税額および適用税率」の明記も必要になります。
より記載項目が増えるため、適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対応した領収書のテンプレートへの切り替えがおすすめです。

領収書発行時の注意点

領収書は会計処理や税務調査などでも使われる重要な書類です。また、原則として再発行も行えませんので、ミスがないよう作成しましょう。以下で、領収書発行時の注意点をご紹介します。

領収書の宛名は正しく記載する

領収書の宛名には、取引先の会社名を正式名称で記載します。「（株）」などの省略形も避けましょう。
発行先が個人事業主の場合は、個人名、もしくは「屋号＋個人名」を宛名として記載します。
なお、宛名を空欄のままにしたり、「上様」といった表記にしたりできるのは、小売業その他の定められた事業者のみです。
詳しくは「領収書の宛名の書き方とは？書き間違いの直し方も紹介」をご覧ください。

収入印紙の金額と不要なケースを把握する

領収書の金額が5万円以上（税抜）の場合は、収入印紙の貼付と割り印（消印）が必要です。収入印紙の金額は取引の金額によって異なります。以下の一覧表に、必要な収入印紙をまとめています。

領収書に添付する収入印紙の金額

印紙税の対象になる金額は売上代金であり、消費税は含まれていません。しかし、領収書に消費税の金額が記載されていない、もしくは本体価格の金額が不明の場合は、税込み価格が課税対象とみなされます。本来であれば不要な収入印紙の貼付が必要になってしまうおそれもあるため、領収書には必ず消費税額を明記しましょう。
ちなみに、クレジットカードでの取引は「信用取引」に当たるため、売上代金が5万円（税抜）以上でも収入印紙は不要です。ただし、このような取引であっても、領収書を発行する際にはクレジットカードの利用であることを明記しなければ、収入印紙が必要になる場合がるため、注意してください。これは、記載がなければ現金取引との区別がつかなくなるためです。
詳しくは「領収書に貼る収入印紙のルールを解説！必要or不必要は金額で変わる」をご覧ください

領収書は基本的に再発行しない

領収書の再発行は、原則として行えません。これは、経費を二重に計上するなどの不正使用を防止するためです。取引先からどうしてもと頼まれた場合は、購入証明書や支払い証明書の発行を検討しましょう。
代金を受け取った側には、購入証明書や支払い証明書の発行義務はありません。そのため、依頼を拒否しても問題はありませんし、発行手数料を請求することもできます。
詳しくは「領収書は再発行できる？紛失時の対処法と再発行時の注意点」をご覧ください。

領収書の発送

領収書は紙に印刷したものが一般的ですが、最近では電子データの領収書をメール添付で送付することも増えています。ここからは、それぞれの発送方法を解説します。

電子メール

領収書をメールで送付する際は、PDFファイルを用いるのが基本です。WordやExcelファイルは改ざんの可能性が高まるため、証憑書類の送付に向きません。
また、電子データを用いた領収書は課税文書に当たらないため、印紙税がかからないというメリットもあります。ただし、データ送付後に、紙に印刷した原本を郵送したり手渡ししたりすると、課税文書とみなされ、印紙税がかかるので注意してください。
なお、領収書をメールで送付する際は、事前に取引先の了承を得ましょう。そのうえで、件名や本文に領収書の送付メールであることを明記し、メールを送信してください。

郵送

領収書を郵送する場合は、送り状（送付状）を同封します。封筒には「領収書在中」という添え書きを青字や赤字で記載し、長方形で囲みましょう。なお、領収書は折り曲げても構いません。A4用紙の場合、三つ折りで送るなら長形3号（長3）の封筒、折り曲げない場合は角形2号（角2）の封筒に収まります。
また、領収書は信書に該当します。そのため、メール便は利用できません。日本郵便であれば普通郵便やレターパック、スマートレターを用いましょう。そのほかの宅配会社からも信書を扱えるサービスが提供されていますので、必要に応じて利用してください。
詳しくは「領収書を郵送する時の注意点とは？書留にすべき？」をご覧ください。

まとめ

本ページでは、領収書の作成や発送の方法、注意点について解説しました。基本的なルールを把握し、正しく作成しましょう。

領収書は、Excelなどの表計算ソフトを利用して作成することもできます。しかし、作成ボリュームが増えることで、作業に負荷がかかり、ミスも発生しやすくなります。表計算ソフトのデメリットや脱却方法についてはこちらの解説記事も参考にしてみてください。

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