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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。ビジネス上の契約を進めるときは、見積書を作成します。契約金額や納期などについて、発注側と受注側で認識のズレが生じないようにするためです。
この記事では、見積書に記載すべき支払条件の書き方についてくわしく解説します。適切な見積書を作成するために、ぜひ参考にしてください。
そもそも見積書とは？
見積書とは、提供する商品やサービスの内容、提供金額などを提示するための書類です。受注側が作成し、発注側に提示します。契約に関する詳細を見積書にまとめれば、受注側と発注側の双方の認識をそろえることが可能です。見積書は認識のズレによるトラブルが起きるのを防止し、スムーズに契約を締結するために役立ちます。
そのため、ビジネス上で契約を進める際は、見積書を提示するのが一般的です。受注側は、発注側にとってわかりやすい見積書を作成する必要があります。
見積書を作成するタイミング
見積書は、受注側が発注側に対して、契約の前段階で発行する書類です。一般的な企業取引では、発注側が費用の見積を行い、その後、受注側が見積書を提示します。
見積書の支払条件とは？
見積書の支払条件とは、請求金額を支払う際の条件をくわしくまとめたものです。具体的には、支払方法や支払期限について定めています。契約は当事者同士の合意によって決定しますが、見積書の支払条件についてはまずは受注側が希望する内容を定めれば問題ありません。発注側に確認してもらい、同意を得られると実際に契約を締結できます。
支払方法や支払期限などの条件が曖昧なまま取引するとトラブルにつながる恐れがあるため、具体的な見積書を作成することが大切です。
見積書における支払条件の書き方の例
見積書において、どのように支払条件を記載すればよいのでしょうか。ここでは、書き方の例を解説します。
支払期限
商品の納品が必要な場合は、支払期限について「納品後〇日以内」などと記載しましょう。納品日が確定しているなら、具体的な日時を記載するとよりよいです。なかには、締日を設定して支払期限を定めるケースもあります。たとえば、月末締め翌月払いとする場合も多いです。支払期限の考え方は業種や業界によっても異なるため、確認したうえで設定するとスムーズです。
支払方法
具体的にどのような方法で支払を受け付けるか記載しましょう。現金を手渡しするのか、金融機関の口座へ振込するのか明記します。金融機関の口座への振り込みを希望する場合は、銀行名や口座番号などもあわせて記載する必要があります。間違いがあると入金できないため、見積書を発注側に提示する前によく確認しましょう。また、手形や小切手で支払を受け付ける場合もあります。
【支払方法別】記載すべき項目
支払方法別に、記載すべき項目が異なります。現金払い、手形・小切手、口座振込、電子記録債権の4つに分けて解説します。
現金払い
現金払いの場合、事前に当事者間で代金を支払に来るのか、受け取りに行くのかを決めておきます。渡し場所についても明記しておくことが大切です。
手形、小切手
手形や小切手を利用する場合は、手形サイト（支払期日）を明記します。手形サイト（支払期日）とは、手形が発行された日（振出日）から、実際に現金化できる支払期日までの期間のことです。一般的には、1か月程度ですが、取引金額によっては、2か月に設定する場合もあります。
口座振込
金融機関の口座に振り込む場合は、振込先の金融機関名・口座の種別（普通・当座）・口座番号・口座名義（カタカナ表記）を記載します。金融機関や窓口によっては、住所と電話番号を記載する必要があります。
電子記録債権
電子記録債権とは、電子的記録によって債権を発行・管理する決済手段です。2008年に施行された電子記録債権法により、手形や小切手に代わる新たな決済手段として、注目されています。手形や小切手と比べて、紛失、偽造、二重譲渡といったリスクを減らせます。電子記録債権を利用する方法で支払う場合には、金額と支払期日（満期日）を記載します。
見積書の支払条件を設定する際のポイント
見積書の支払条件を設定するときは、意識したいことがあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。
振込手数料の負担について明記する
金融機関の口座に振り込みをする際は、基本的に振込手数料がかかります。しかし、見積書に記載する請求金額には、振込手数料が含まれていません。そのため、支払方法として金融機関の口座への振り込みを指定する場合は、振込手数料を受注側と発注側のどちらが負担するのか定めておく必要があります。
民法第485条から、原則、振込手数料を負担するのは請求金額を支払う側とされています。そのため、発注側に振込手数料を負担してもらうのが一般的です。
長期契約の場合の条件を記載する
見積書で扱う契約が長期間に及ぶなら、毎月支払が必要なケースもあります。複数回の支払について、それぞれ条件を見積書にくわしく記載することが大切です。締め日や支払日を具体的に記載し、受注側と発注側の間で認識のズレが生じないようにしましょう。見積書に記載されている内容がわかりにくいと、支払についてトラブルが発生する可能性もあるため注意が必要です。
分割の支払について記載する
請求金額が高額であれば、総額を分割して何回かに分けて支払ってもらう場合もあります。毎月支払が行われるケースと同様、それぞれの支払時期や金額について見積書に明確に記載する必要があります。分割の割合がわかるように示し、指定したタイミングで確実に支払が行われるようにすることが重要です。
なお、請求金額が高額なら前金を受け取ることも可能です。前金がある場合は、事前に支払う金額と残金の支払時期や支払方法について見積書に記載してください。
見積書の支払条件を設定する際の注意点
見積書の支払条件は受注側が設定できます。資金繰りに配慮し、キャッシュフローに問題が生じないよう余裕をもった支払期日を定めることが大切です。支払期日が曖昧だと支払に遅れが生じるリスクがあるため、なるべく明確な日時を定める必要があります。
なお、手形や小切手での支払を認める場合、現金を回収できるまでに時間がかかる点に注意が必要です。見積書を作成する前によく確認してください。
その他チェックしておきたい見積書に記載すべき項目と書き方の例
見積書を作成するときは、他にもさまざまな項目に気をつける必要があります。ここでは、見積書に記載すべき項目と書き方の例を解説します。
発行日
見積書には、必ず発行日を記載します。正確な年月日を記載し、後から確認したときにもいつの見積書なのか把握できるようにしておく必要があります。
宛先
見積書の宛先には、発注側の情報を記載します。「御見積書」というタイトルの下に宛先を記載しましょう。相手が個人ならフルネーム、法人なら会社名や屋号などを正式名称で記載します。法人については、部署名や担当者名をあわせて記入する場合もあります。個人名には「様」、法人名には「御中」をつけてください。
見積書番号
見積書番号をつけておくと、見積書の管理が楽になります。特に、たくさんの見積書を発行している場合は、見積書番号がついていると何かと便利です。見積書番号をつける場合は、発行した順に通し番号を記載しましょう。見積書番号の記載は必須ではありませんが、特別な理由がなければつけておくのがおすすめです。
発行者の情報
見積書には、発行者の情報も記載する必要があります。会社名または屋号、住所、電話番号、担当者名などを記載し、どこの誰が発行したのかが明確にわかるようにする必要があります。メールアドレスは記載しなくても構いませんが、記載しておくと受け取った相手が問い合わせしやすくなるでしょう。なお、会社名の横には社印を押す場合が多いです。
商品・サービスの詳細
見積書には、契約する商品やサービスの詳細についても明記する必要があります。商品名、数量、単価などを具体的に記載し、誰が見てもどのような内容の契約なのかわかるようにすることが大切です。商品やサービスの内容が明確でないと認識のズレが生じたり契約後のトラブルにつながったりするため、注意しましょう。
小計・消費税・合計金額など
見積書においては、正確な金額を記す必要があります。請求する合計金額だけでなく小計や消費税などの内訳についても明確に記載すると、わかりやすい見積書になります。合計金額は税込で記載し、支払うべき総額が取引相手に伝わるようにしましょう。金額は特に重要な内容であるため、誤りが生じないようによく確認してください。
備考
見積書には備考欄もあります。それぞれの項目で伝えきれなかった内容があれば、備考欄にまとめて記載しましょう。たとえば、振込手数料を相手に負担してもらいたいなら「振込手数料はご負担願います」と記載するのも備考欄の使い方の1つです。
見積書以外の支払条件の書き方
見積書以外にも、支払条件を記載すべき書類があります。それぞれの書類の特徴と支払条件の書き方を解説します。
発注書・注文書への支払条件の書き方
発注書と注文書は、いずれも依頼する際に発行する書類です。細かく支払条件を記載する必要はなく、記載の重要度も見積書と比較して低めです。これは、見積書や契約書の段階で支払条件については合意に至っているためです。発注書・注文書には、支払期日を記載しておきます。
契約書への支払条件の書き方
契約書は、契約の内容を記載したもので、法的効力を持つ書類です。契約書には、これから行われる取引内容や条件などをすべて織り込まなければなりません。現金、振込、手形、電子記録債権などの支払方法、支払期限、振り込みの場合は、振込先の口座番号、振込手数料の負担者をそれぞれ記載します。
納品書への支払条件の書き方
納品書は、商品を間違いなく受け取ったという証明になる書類です。受け渡しのタイミングで一緒に渡すことが一般的で、発注書・注文書と同様、すべてを詳細に記載する必要はなく、支払期日のみを記載します。なお、納品時に代金が支払われる場合や全額前払の取り決めがある場合は、後日の支払がないため、支払期日の記載は不要です。
検収書への支払条件の書き方
検収書は、発注側が発行する書面で、納品された商品やサービスが「適切だった」ことを示す書類です。検収書を発行した後は、修正などは認められません。検収書の発行をもって売り上げを計上する企業もあります。検収書には、支払期限を入れます。
「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（通称：取適法・略称：中小受託取引適正化法）」に当てはまる場合、受領日（納品日）から支払までの期間は、60日以内と決められています。その場合、支払期限が60日以内に収まっていることを確認することが重要です。
請求書への支払条件の書き方
請求書は、商品やサービスを提供したときに代金を請求するための書類です。契約時に「検収の完了をもって代金を支払う」と取り決めていた場合は、発行する必要はありません。請求書には、以下の項目を記載します。
- 請求金額
- 請求内容
- 支払方法
- 振込先口座番号（振込の場合）
- 支払期限
- 振込手数料が発注者負担の場合は、その旨
まとめ
契約を進めるうえで、見積書は欠かせない書類です。受注者と発注者の双方の認識をそろえられるよう、わかりやすい見積書を作成しましょう。
Excelなどで見積書を作成する場合、ミスが生じることもあります。しかし、システムを活用すればミスの防止に加えて、業務効率化やコスト削減も実現できます。たとえば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、見積書や請求書などの作成をクラウド上で作成、共有が可能です。
上長は時間や場所を問わずWeb上で承認できるため、書類確認の時間の短縮にもつながります。請求日から入金予定日まで可視化でき、連携もスムーズです。適切な見積書をスムーズに作成し、ミスを減らすために、ぜひ活用してください。
