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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
注文書を発行する際には、基本を把握しておく必要があります。注文書の意味や目的、発行が義務となるケースを知ることがポイントです。本記事では注文書の記載項目や書き方、注意点について解説します。
注文書とは何か？
注文書という名称を聞いたことがあっても、その詳細を知らないケースもあるかと思います。以下では、注文書の基本について解説します。
注文書とは取引先に「発注すること」を伝える書類
注文書とは、取引先に「発注すること」を伝える書類のことを指します。注文書を発行することで、具体的な取引を進めることが可能となります。発注する側の企業は注文書の役割を理解し、スムーズに発行できる環境を構築することが必要です。
注文書が必要になるシーン
注文書は材料の仕入れ時や、外注先に仕事を発注する際に必要となる書類です。注文書を作成して具体的な金額や内容を明記することで、取引を成立させられます。注文書がないままの口約束では、後から契約金額や納品の数量などに齟齬が生まれるリスクがあります。
取引先も注文書がないことで不安を覚える可能性が高いため、基本的に仕入れや仕事の発注時には注文書を発行できるように備えましょう。
注文書と発注書の違いとは？
注文書と同様に、発注書も事業上で必要になる重要な書類です。以下では、注文書と発注書の違いについて解説します。
注文書と発注書に違いはない
注文書と発注書は、基本的には同じ役割を持つ書類です。先に解説したように、材料の仕入れの際や外注先に仕事を任せる際の、発注内容を記載する書類として、発注書を発行します。同じ役割を持つ書類のため、意味もなく両方を使っていると職場に混乱を招く恐れがあります。
事前に社内で名称を統一し、注文書と発注書のどちらか一方を使うように制度を整える方法がおすすめです。企業によっては、明確に注文書と発注書を使い分けている例もあるため、取引先企業から要望があった場合には、適宜注文書と発注書を使い分ける必要もあります。
注文書と見積書・注文請書・個別契約書との違い
注文書に似た言葉として見積書・注文請書・個別契約書が挙げられます。それぞれと注文書との違いについて解説します。
注文書と見積書の違い
注文書は発注側の申し込み意思を表示するための書類です。一方、見積書は、注文書の発行前に交付される書類で、取引条件を事前に共有する目的で発行されます。見積書は、発注側の依頼を受けて受注側が作成するという特徴があります。
注文書と注文請書の違い
注文請書は、申し込みに対し承諾の意思を示す書類です。つまり、注文書は発注側の申し込み意思を示すのに対し、注文請書は、受注側の承諾を示す書類であるという違いがあります。
注文書と個別契約書の違い
個別契約書とは発注側と受注側のあいだで交わされる「売買契約書」の1つです。商品やサービスそれぞれの取引について、名称や数量、単価などを定めるものです。締結した時点で契約が成立したことになり、注文書とあわせて交付するケースも多くみられます。
注文書を発行する目的・理由
以下では、注文書を発行する目的・理由について解説します。
注文書で取引の内容を明確にする
注文書を発行することで、取引の内容を明確にできます。注文書のない口約束だと、後から数量や金額が正しいか確認することが難しくなります。そのため事前に注文書を発行して、発注した証拠を残すのが主な目的です。注文書にミスがあると証拠として利用できないため、発行時には細かなチェックを欠かさないようにしましょう。
「取適法」の対象となる取引では注文書の交付が義務付けられている
「取適法（中小受託取引適正化法）」の対象となる取引では、注文書の交付が義務付けられています。以下では取適法と注文書の関係性を解説します。
取適法には注文書の発行や記載内容が定められている
取適法には、注文書の発行や記載内容が定められています。例えば取適法では、「納品から60日以内かつ迅速な支払い義務」が定められています。下請企業が不当な扱いを受けないように、さまざまな条件・ルールが制定されています。
万が一支払いに遅延した場合、取適法に則って利息の支払い義務も発生します。取適法の対象となる取引の際には、注文書の発行および記載内容を十分に確認した上で契約に進む必要があります。
取適法の対象になる取引の内容
取適法の対象になる取引には、「製造委託」「修理委託」「情報成果物作成委託」「役務委託」などがあります。これらに加え、取引事業者の資本金が定められた要件に当てはまるかどうかで、下請取引になるかが決まります。具体的には資本金の金額によって、以下のような内容となります。
| 取引の種類 | 親事業者 | 下請事業者 |
|---|---|---|
| ・物品の製造委託 ・修理委託 ・情報成果物委託 ・役務提供委託 | 資本金が3億円を超える法人 | 資本金が3億円以下の法人、もしくは個人事業主 |
| 資本金が1,000万円を超えて、3億円以下の法人 | 資本金が1,000万円以下の法人、もしくは個人事業主 | |
| ・情報成果物委託 ・役務提供委託 | 資本金が5,000万円を超える法人 | 資本金が5,000万円以下の法人、もしくは個人事業主 |
| 資本金が1,000万円を超えて、5,000万円以下の法人 | 資本金が1,000万円以下の法人、もしくは個人事業主 |
事前に取適法の対象になる取引の内容を把握し、理解を深めておく必要があります。
注文書の作成方法
取引の際に注文書を発行するために、事前に作成方法を把握しておく必要があります。以下では、注文書の作成方法の基本を解説します。
注文書に必要な項目を記載する
注文書に必要な項目を把握し、漏れのないように記載します。具体的には、以下のような情報です。
- 取引先の会社情報
- 自社情報
- 発行日
- 取引の具体的な内容
- 金額の合計
また、一目で注文書と分かるように、書類の1番上に大きく文書名を記載しておくことも必要です。
注文書に記載する項目と書き方
注文書に記載する項目とどのように記載すべきかについて、解説します。
注文書の宛先
注文書には、受注者側の会社名や屋号を以下のように記載します。
- 株式会社○○御中
- 株式会社○○ ご担当：××様
など
会社名には御中を付け、担当者がわかる場合や個人に交付する場合は様を付けます。
注文書の発行日
注文書を発行した日付を年月日で記載します。その際、以下のように西暦と和暦の表記は社内で統一しておくことが大切です。
- 2026年4月1日
- 令和8年4月1日
注文書番号
注文書番号を記載することは、書類の管理に役立ちます。事前に受け取っている見積書と紐づけた番号を設定するようにしましょう。
注文元の企業情報
注文元の会社名と住所、電話番号を記載します。可能であれば、メールアドレスやFAX番号、担当者名も記載します。
消費税・合計金額
注文書に記載された商品やサービスの消費税額と合計金額を記載します。1円以下の端数が出る場合、四捨五入せず端数を切り捨てた整数を計上します。なお、取引先と端数に関する取り決めがある場合は、それに従います。
商品名
商品・サービス名を略称ではなく正式名称で記載します。誤解や伝達ミスがないよう、以下のように具体的に記載します。
- A（赤色・商品番号〇〇）
- B（白色・商品番号××）
商品の数量
商品・サービスの数量を記載します。セットになっている商品は数量と単位に間違いがないよう注意が必要です。
商品の単価
注文する商品の単価を記載します。数量の項目と同様、セットの商品は記載間違いに注意しましょう。
備考
取引先と認識のずれが生じるとトラブルに発展しかねません。納品場所や納期、送料、支払方法など、指定すべき事項があれば備考欄に記載します。
注文書に変更や訂正があった場合の対処法
注文書に変更や訂正があった場合の対処法注文書に変更や訂正があった場合、いくつかの対処法があります。以下では、注文書の変更や訂正における具体的な対処法を解説します。
新規で注文書を再発行する
注文書に修正や訂正があった場合、基本的には新規で注文書を再発行します。修正ペンなどによる簡易的な修正では、注文書の信憑性がなくなって役割を果たせない可能性があります。簡単に再発行できるように、事前に注文書のテンプレートを作っておくのもポイントです。
注文書に印鑑や収入印紙などは必要？
注文書の発行時に、印鑑や収入印紙などは必要か、疑問に思うこともあるでしょう。以下では、注文書に印鑑や収入印紙などが必要になるか解説します。
基本的に印鑑や収入印紙は不要
基本的に注文書には、印鑑や収入印紙は不要です。しかし、重要書類であることを考慮して、印鑑を使用するケースはあります。注文書に印鑑を押印しておくことで、取引先に安心感を与えられるメリットもあります。また、実質的に「請負契約書」に値する場合には、印紙税法上の課税文書になる可能性があり、その場合には収入印紙を貼る必要があります。
注文書に金額を記入しなくて問題ない条件
注文書に金額を記入しなくても問題がない例として、以下が挙げられます。
- 金額が未確定の取引
- 取適法が適用されない取引
- 仮単価で合意している取引
金額が未定である場合は、その旨や金額の決定方法を明記しておき、後日のトラブルを避けるための配慮が必要です。
注文書の保存期間について
注文書は発行後、所定の期間保存しておく必要があります。以下では、注文書の保存期間について解説します。
法人は7年間の保存が必要
法人は注文書を「事業年度の確定申告書提出期限翌日から」7年間の保存が必要です。保存義務となっているため、正しく管理する方法を確立しておくことがポイントです。個人事業主の場合、保存期間は5年間となっています。混同しないように注意し、保存体制を構築しておくと良いでしょう。同時に関係者に保存義務を周知し、廃棄しないように注意を促す必要もあります。
注文書の発行における注意点
注文書の発行の際には、いくつかの注意点があります。以下では、注文書の発行において注意すべきポイントを紹介します。
見積書を受領して記載ミスがないように作成する
注文書の作成時には、先に見積書を受領して記載ミスがないように作成するのがポイントです。品名や金額が曖昧なまま作成すると、書類修正やトラブルの原因になる可能性があります。見積書と注文書に同じ番号を記載するなど、後から管理しやすいようにしておくことも重要です。
注文書は信書にあたるため郵送方法に注意
注文書は信書にあたるため、郵送の際には国が認定した信書便事業者に依頼する必要があります。メール便などで簡易的に郵送すると、罰則の対象となるため注意が必要です。もし規程以外の方法で郵送した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金、という罰則が設けられています。
注文書の紛失に注意
注文書を紙で保存する場合、紛失に注意が必要です。紛失は大きな問題に発展する可能性もあるため、普段から厳重な管理体制を整えることが重要です。保存方法に問題がある場合には、電子化して保存することも可能です。電子化は、保存や管理にかかる手間も削減されるため、メリットが多い方法となります。
注文書を電子化するメリット
注文書を電子化することで、コスト削減や書類の紛失といったリスクを減らせます。ここでは、3つのメリットについて解説します。
コスト削減ができる
紙の注文書を発行する場合、印刷用紙代やインク・トナー代、郵送費といった費用が必要です。修正となった場合、再発行や再郵送といった手間もかかります。注文書を電子化することで発行や発送にかかる費用と時間を削減でき、業務負担を軽減できます。
経年劣化や紙の破損が防げる
紙の注文書は、触れたり回覧したりする必要があるため、破損や汚損のリスクがあります。紙は、紫外線による変色、湿気や温度変化によるカビなどが発生するため、経年劣化を完全に防ぐことは困難です。その点、電子化すれば、経年劣化を防止できるため、紙の破損を防げます。
書類を紛失する可能性を減らせる
紙の書類には、勝手に持ち出して紛失されたり、間違えて処分されたりするリスクがあります。人の手で作業する限り、誤認や不注意などにより、ヒューマンエラーの発生は避けられません。紙の書類は復元が困難です。その点、電子化した書類はサーバーやパソコン、クラウド上にデータが保管されるため、紛失リスクを低減できます。
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まとめ
注文書は、取引の際、発注の意思を伝えるために必要な書類です。特に取適法に該当する取引の場合、注文書の発行は義務となっています。改めて注文書の意味や必要性を把握して、正しく発行できるように備えましょう。
注文書に限らず、Excelによる書類作成はミスが起こりやすく、修正や確認の手間がかかるという課題があります。発行書類を電子化することで業務効率化・コスト削減といったメリットにつながります。
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