経理と営業はどうすれば関係性を改善できる？悪化しやすい要因などを解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。企業内において、経理と営業の関係性構築に悩むケースは珍しくありません。この課題には、請求書の発行や経費精算といった連携が必要な業務が関係しているのが一般的です。この記事では経理と営業が互いに不満を抱きやすい理由や、よい関係性を築く方法、請求書の発行はどちらがやるべきかなどを解説しています。業務効率化を含めて関係性改善を目指している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

経理職とは

経理職とは、企業や団体における金銭の動きを記録、管理する業務を担う職種です。具体的な業務としては、売上や売掛金の処理、仕入れや原価の計算、給与や社会保険料の計算、出張費や通勤交通費の精算などがあります。

営業職とは

営業職とは、自社の商品・サービスを見込み客や既存顧客にアピールし、購入や契約につなげる業務を担う職種です。顧客が法人の場合は法人営業、個人（一般消費者）の場合は個人営業と呼ばれます。

経理と営業が不満を抱えやすい理由

経理職と営業職、あるいは経理部と営業部の関係が悪い組織は珍しくありません。なぜ対立が起こってしまうのか5つの理由を解説します。

請求書の発行

請求書の発行業務をどちらが担うかで関係が悪化する場合があります。取引成立に欠かせない請求書の作成は、ミスが許されず迅速さが求められるため、負荷が大きい業務だからです。経理が担当すれば、月末や月初などの多忙な時期に大きな負担となります。一方、営業が担当すれば、営業以外の部分にエネルギーを消費することになるでしょう。このため、業務を担う部署の不満がたまりやすくなります。

経費精算

経費精算に対する経理と営業の認識の違いによって、すれ違いが生じる場合も少なくありません。経理としては、精算の遅れは金銭管理上の問題になると認識しています。また、経費として処理できない内容を精算されると入金管理で困るため、経費精算は非常に重要です。一方で、営業とっての経費精算は、売上を上げるためのプロセスの一部に過ぎないため、申請期限を守る意識が薄い傾向にあります。結果として申請が遅れたり、書類に不備があったりすることが少なくありません。こうした認識のズレによって、負担を強いられる経理側がストレスを感じる場合があります。

ルールや社内規定に合致しない申請

経費精算の差し戻しと再提出は双方の負担です。ルールや社内規定に違反した経費申請があれば、経理はそのたびに指摘しなければなりません。また営業は、営業を行いながら申請書類を書くのは面倒なうえ、細かなルール違反で再提出を求められると余計に負担を感じるでしょう。

経費精算や請求書発行のタイミング

経費精算や請求書発行のタイミングは、経理や営業にとってストレスになりやすい要素です。経理としては、再三連絡しているのに期限を守ってもらえない場合があります。また、日付や種類がバラバラの申請書をまとめて提出されるのも負担になるでしょう。一方、営業にとっては急な顧客対応や呼び出しがあるので、「締切日間近にまとめて提出するのは仕方がない」「間に合わなくてもやむをえない」などと考えています。人によっては、経理に営業活動を邪魔されているとさえ感じるでしょう。

業務に対するモチベーション

経理と営業では業務に対するモチベーションや使命感が異なり、これによって互いが理解しにくい部分もあるでしょう。経理は書類を正確かつ迅速に作成して処理を完了することが重要で、これが人事評価につながります。一方で営業は、営業成績を上げることが重要です。成績を上げることでインセンティブ獲得や昇給、昇格を果たすことがモチベーションになっています。このような違いがあるため、経費精算や請求書発行などで経理職と営業職の共同作業が発生した際に、相手の立場を理解できない場合が少なくありません。

経理と営業がよい関係性を構築する方法

経理と営業が円滑に業務を進めるには、よい関係性を構築することが重要です。そのためには、相手を理解し、自分も相手も楽になることを考えましょう。5つの方法を解説します。

互いの業務内容を理解する

経理と営業は、互いの業務内容や目的を理解することが重要です。相手の苦労や職責がわかっていれば横柄な態度も改善されるでしょう。たとえば、経理は数値のミスが許されないプレッシャーがあり、常に責任を負っています。一方、営業は常に多くの顧客を抱えており、多忙な場合も多いでしょう。こうした状況がわかっていれば、営業は月末・月初の多忙な時期にまとめて申請書類を出さないといった対応ができます。また経理は、接待が多く領収書が多い営業員に対して、理不尽に不満を述べるといったことが少なくでしょう。

ルールやシステムを構築する

経費精算や請求書発行などについて、明確なルールやシステムを構築しましょう。経理と営業の関係が悪くなる理由としては、期限や書式についての認識がズレていたり、情報共有ができていない場合が多いからです。一貫性があり明確なルールがあれば、余計な手間やすれ違いを防げます。ただし、ルールが多すぎると運用負担が大きくなりかねません。部署ごとの責任者の意見を聞いてから適用すると、トラブルを減らせるでしょう。ルールやシステムの構築方法としては、経理と営業の双方が常に共有できるITツール導入が効果的です。たとえば、経費精算システムを導入すれば、交通経路の検索やワークフローなどを一元化できます。細かなルールを自動的にチェックできるため、経理や営業の負担も軽減可能です。

必要な業務である理由を説明・理解する

互いの業務内容の理解やルール構築に加えて、なぜその業務が必要なのかを組織運営や経営の観点で説明、理解することも良好な関係構築のために欠かせません。経費精算のルールについて「決まりだから」と理解するより、根本的な必要性を知っていた方が、部署を横断した広い視野で捉えられるようになるからです。たとえば、細々とした経費精算のルールがあるのは、経費の無駄や精算処理の遅れを減らさなければ、経営を圧迫し存続の危機につながる可能性があるからだとわかります。また、経費を無理に削減すると営業活動に支障が発生するからこそ、ある程度の裁量が許されているのだと理解できるでしょう。

互いのミスを想定する

経理職も営業職も人間であるからにはミスは避けられないため、あらかじめ互いのミスを想定しておくことが大切です。そうすれば互いにサポートし合えるようになり、人間関係が悪化するのも避けられます。たとえば、営業員が期限までに出張精算をするのを忘れる問題は、経理がリマインドメールを送ることで減らせるでしょう。また、経理が必要経費を間違って却下してしまう問題に対しては、営業があらかじめ事情を丁寧に説明しておくといった対応が必要です。

ITを導入する

ITの技術を導入することで、経理と営業の双方で、手間を削減につながります。効率化できる業務は導入ツールによって異なりますが、たとえば、クラウド型請求管理サービスを導入すると、請求業務で手入力や集計する部分が大幅に減ります。入力漏れや記述ミスも自動的に検出できるため、経理や営業の業務負担を大きく減らせるでしょう。また、クラウドサービスは場所を問わずアクセスできるのがメリットです。申請や承認のために、出張先の営業がわざわざ帰社する必要もありません。

営業が請求書を発行するメリット

請求書の発行業務を効率化するには、営業または経理が業務を担当するメリット・デメリットを知る必要があります。まずは営業が担当するメリットについて解説します。

即座に請求書を発行できる

営業は直接取引にかかわっているため、即座に請求書を発行できます。電子的に発行する手段があれば、訪問先で請求書を作成、提出して失注リスクを減らせる場合もあります。また営業は取引先と日々連絡を取り合っているため、代金回収を実施しやすいのもメリットもあります。

請求書の内容を熟知している

営業は取引に直接かかわり、納品物やサービスの仕様やオプションなどを熟知しています。このため、請求書の金額や内訳をスムーズに作成できるでしょう。また、契約内容を把握していないことによる作成ミスも発生しにくくなります。

営業が請求書を発行するデメリット

営業が請求書を発行する場合は、営業への悪影響や不正が起きる可能性もあります。

業務の負担になる

営業は日々の業務が多忙である場合が珍しくなく、請求書の発行で業務負担が増えると営業活動に悪影響を与えるでしょう。たとえば、請求書の発行が遅れたり、顧客のサポートがおろそかになったりします。このような場合は役割分担の変更やITツール導入などを検討しましょう。

不正の可能性がある

営業が請求書を発行すると、請求書を改ざんして差分を横領するといった不正が行われる可能性があります。営業は取引内容を熟知しているだけに、不正が発覚しない場合もしばしばです。発行業務を任せるにしても、経理や別の営業による第三者のチェックを加えた方がよいでしょう。

経理が請求書を発行するメリット

ここからは経理が請求書を発行するメリット・デメリットを解説します。まずはメリット面をみていきましょう。

入金管理が効率的になる

経理が請求書を発行すると、請求処理と入金管理を効率的に行えます。入金管理とは、入金の確認や未入金の確認・催促などを実施することです。請求書を発行する際は入金予定日や金額、取引先などの情報を記入するため、この入金予定を活用して入金管理をスムーズに進められます。

不正を予防できる

経理が請求書を発行すると、不正の予防になります。営業から取引内容を聞いて経理が請求書を作成する流れは、第三者がチェックする形になるからです。営業が単独で行う請求書発行では書き換えも可能ですが、経理と情報共有すると不正を行いにくくなります。

経理が請求書を発行するデメリット

経理が請求書を発行すると経理が多忙になる恐れがあります。また、正確な請求書を作成するには営業との連携が必要です。

経理が多忙になる

請求書の発行業務によって、経理が多忙になる可能性があります。請求書の発行は顧客の経理処理の都合上、月初や月末に集中しやすく、経理業務の繁忙期とずらせません。特に、請求書の発行業務に専念できる人員を確保できない企業では、経理の負担が大きくなるでしょう。

営業との連携を深める必要がある

経理は取引に直接関与していないため、情報共有が不十分だとミスが発生しやすくなります。不明な点を気軽かつ迅速に聞ける人間関係およびコミュニケーション手段を整え、連携を深めることが必要です。

営業をサポートする営業経理とは

営業経理とは、営業に関する経理業務をする仕事です。通常の経理と違い、営業職がスムーズに営業するために経理業務を担う特徴があります。具体的な業務内容は、営業でのお金の出入りを確認・承認したり、会計システムを使って簿記の仕訳作業をしたり、請求書発行や経費精算をしたりするなどです。

まとめ

経理と営業は、請求書の発行や経費精算などについて対立する場合があります。また、負担を強いられた側が不満を持ったり、業務負担が増したりする場合も少なくありません。対策としては、相互理解を深めたり、自社に合ったルールを構築したりするなどが挙げられます。また、請求書発行や経費精算の業務を効率化するITツールを導入するのもよい方法です。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は書類作成から承認、送付、入金管理まで、クラウド上にある最新情報を全部署で一元的に管理、連携可能です。請求日から入金予定日まで可視化でき、作成した書類はワンクリックで一連の行程を完了できるため、業務負荷と時間を大幅に減らせます。 無料でトライアルしてみる