交通費を請求書に含めるには？具体的な書き方や消費税に関する注意点を解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。

請求書を作成するときは、交通費を含めていいのか悩む場合も多いでしょう。この記事では、交通費の請求の仕方を確認したい人に向けて、交通費を請求書に含める方法を解説します。基本的な考え方とともに交通費を請求書に含める際の注意点やポイントなどを解説します。ぜひ参考にしてください。

交通費は請求書に含められるのか？

そもそも交通費は、請求書に含めてもいいのでしょうか。ここでは、基本的な考え方と交通費として認められる範囲について解説します。

基本的な考え方として双方の合意が必要

基本的に、請求書を発行する側と受け取る側の双方が納得しているなら、交通費を請求書に含めても問題ありません。しかし、請求書の発行側が受取側に確認をとらず、交通費を請求書に含めた場合、請求書を差し戻される恐れがあります。その場合、請求書を修正して改めて発行する手間がかかるため、注意が必要です。

交通費を請求書に含める場合は、あらかじめ受取側の同意を得ておきましょう。事前に確認しておけば、受け取る側もスムーズに請求書を処理できます。

交通費として認められる範囲

取引先に対して発行する請求書の場合、交通費として認められるのは委託された業務を遂行するためにかかった費用です。具体的には、出張や長距離移動のためにかかった費用を交通費として請求書に記載できます。

ただし、業務を遂行するために費用がかかったとしても、大掛かりな移動でなければ交通費として請求しないことが一般的です。たとえば、取引先へ出向いて打ち合わせを行ったとしても、電車やバスなど日常的に使用する交通手段を使った場合は交通費を請求書に含めないことが多いです。

実際に何が交通費として認められるかは、取引先との契約にもよります。交通費について特別な希望がある場合は、契約の時点で確認をとっておくといいでしょう。

交通費として認められない場合

交通費は請求書に含めれば、必ず認められるというわけではありません。以下は、交通費として認められないケースの例です。

・請求書に記載している内容に不備がある

・領収書など、実際に交通費が発生したことを証明できる書類がない

フリーランスや個人事業主は交通費を請求しても認められない場合もある

フリーランスや個人事業主の場合、業務で発生した交通費は取引先に請求し、経費として処理することが基本です。ただし、近距離での打ち合わせや業務の場合、交通費として認められないケースもあるため、注意しましょう。また、取引先との取り決めで交通費がフリーランスや個人事業主の負担になっている場合も請求ができません。

請求書に交通費を含める際の記載方法

ここでは、請求書に交通費を含める際の記載方法を具体的に解説します。

請求書に記載する項目

請求書を作成する際は、以下の項目を記載する必要があります。

・請求書を発行する側の情報
・請求書を受け取る側の情報
・請求書の発行日
・請求内容と金額
・振込先
・支払期日

誰から、誰に宛てた請求書なのかわかるよう、請求書の発行側と受取側の情報を明確に記載しましょう。具体的には、それぞれの会社名や連絡先を記します。また、請求書を正しく処理または管理するために、発行日も記載する必要があります。

請求内容や金額についてもくわしく記載してください。具体的な内容や金額の内訳を記す必要があります。さらに、決まった期日までに正しくに入金してもらうために、振込先や支払期日についても記載します。

請求書に交通費を含める際のポイント

請求書に交通費を含めるときは、さまざまなポイントをよく確認しましょう。品目名の部分に具体的な内容を記載したうえで、隣に数量や単価を記載します。

また、通常の請求書でも同様ですが、支払期日はあらかじめ取引先と確認したうえで設定する必要があります。企業によって経理処理の流れやタイミングには違いがあるため、取引先と合意せずに支払期日を設定した場合、希望通りに振り込まれない可能性があります。支払期日について事前にしっかりすり合わせておくことが大切です。

また、交通費には消費税を含めた金額を記載します。消費税に関する注意点は後述するため、あわせて参考にしてください。

請求書に交通費を含める場合の作成例

請求書に交通費を含める場合の請求書の書き方を以下の3つの状況を例に解説します。

・電車を利用した場合

・交通費と宿泊費を合わせて請求する場合

・ガソリン代を請求する場合

電車を利用した場合

電車を利用した場合の交通費は、日付に移動した日、品目に交通費、単価にかかった交通費を記載します。移動が複数あった場合は、数行に分けて記入しましょう。

9月1日に打ち合わせてA駅〜B駅間を2,000円で移動した場合の記載例は以下のとおりです。

交通費に加えて出張先の宿泊費を請求する場合

宿泊を伴う仕事で、交通費と宿泊費を合わせて請求する場合は、請求書の品目に交通費・宿泊費の順で記載します。このとき、宿泊施設に消費税が含まれていない場合には、自分で消費税額を含めた金額を記載します。

9月1～2日に打ち合わせてA駅〜B駅間を2,000円で移動

Cホテルに1万円（税抜き）で宿泊した場合の記載例は以下のとおりです。

ガソリン代を交通費として請求する場合の書き方例

ガソリン代を交通費として請求する場合は、品名欄にガソリン代と記載したうえで、ガソリンの種類、購入した店舗名や移動の目的を追記しましょう。単価にはガソリン1Lあたりの値段を書き、数量に量、合計に金額を記載します。

Aスタンドで、1Lあたり150円のレギュラーガソリンを30L入れた場合の記載例は以下のとおりです。

自家用車の交通費の計算方法

自家用車を利用している場合、業務使用分と個人使用分を明確に区別することが重要です。そのためには、燃費を計算したうえでかかったガソリン代を算出しましょう。

燃費を求める場合

車両によって燃費は異なります。正確な燃費がわからない場合、以下の式で燃費を算出しましょう。

・燃費=走行距離÷ガソリンの消費量

ガソリン代を求める場合

前項で算出した燃費と払った走行距離、1L当たりのガソリン代がわかれば業務にかかった交通費が算出できます。計算方法は以下のとおりです。

・使用したガソリン代=走行距離÷燃費×1L当たりのガソリン代

自家用車を業務で利用した日時やルート、走行距離を管理しておきましょう。

請求書に交通費を含める場合には領収書の管理に注意

交通費を請求書に含めるときは、単に「交通費」と記載するだけでは不十分です。具体的に何に費用が発生したのか明確に示さなければなりません。請求書に詳細を記載する必要があるため、交通費に関する領収書もすべて保存しておくことが大切です。領収書と突き合わせながら請求書を作成し、実際の状況に則した内容になるようにしましょう。

交通系ICカードを利用して交通費を支払った場合は、履歴をチェックすると実際にかかった費用を確認できます。ただし、交通系ICカードの履歴は一定期間が経過すると消えるため、こまめに確認してください。

請求書に交通費を含める際の消費税に関する注意点

請求書を作成するときは、消費税について注意が必要です。ここでは、具体的な注意点を解説します。

交通費の消費税の考え方

交通費として支払った金額には、すでに消費税が含まれています。そのため、交通費の領収書を見てそのまま請求書へ記載すれば問題ありません。かかった交通費に対し、さらに消費税分を上乗せして記載しないように気をつけましょう。交通費に消費税分を上乗せして記載すると二重課税になり、不当な請求になります。

なお、交通費は軽減税率の対象外であり、交通費の消費税率は令和元年10月1日から10%になりました。公共交通機関の料金は以前より高くなっているため、自分で計算する際は注意が必要です。

交通費と宿泊費をまとめて記載する際のポイント

交通費とともに宿泊費もまとめて請求する場合は、消費税について特に注意が必要です。基本的に、領収書に記載されている交通費の金額には消費税が含まれています。しかし、ホテルの宿泊費に消費税が含まれているかどうかは、実際に泊まったホテルによって異なります。ホテルによって領収書の記載方法に違いがあるため、消費税の扱いについて必ず確認しましょう。

ホテルから受け取った領収証に消費税が含まれていない場合は、自分で消費税を計算したうえで請求する必要があります。細かい部分まで確認し、正しく計算してください。

消費税を二重計上した場合に起こること

認識に誤りがあったり、計算を間違ったりすると、消費税を二重計上して取引先へ請求する恐れがあります。悪意はないとしても、消費税を二重計上していれば余分な費用を請求することになります。その事実が発覚した場合、取引先から不信感を抱かれる可能性もあります。その結果、取引がうまく進まなくなる恐れもあります。

消費税を二重計上するとほかのトラブルに発展するリスクもあるため、注意が必要です。消費税の二重課税が発生しないよう、消費税の扱いを正しく理解したうえで請求書を作成しましょう。

交通費を経費処理する方法とは？

交通費を経費として処理するには、どうすればいいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。

売上として計上する

経費処理の際、交通費を売上に含めて計上することも可能です。報酬として交通費を請求するなら、交通費も課税対象になります。ただし、この場合、交通費も源泉徴収の対象になるため、帳簿上の計算が合わなくなるおそれがあります。帳簿上では交通費を旅費交通費として計上し、収支の差額を相殺しましょう。

立替金として計上する

交通費を立替金として計上する方法もあります。その場合、まずは借方に「立替金」、貸方に「現金」を計上しましょう。請求により交通費が入金された後は、借方に「現金」、貸方に「立替金」を計上して消込作業をします。

実際に交通費を支払ったときだけでなく、取引先から入金された際も忘れずに処理を行ってください。

まとめ

取引先から同意を得られれば、交通費を請求書に含められます。基本的な記載方法や消費税の扱いに気をつけ、適切に交通費を請求しましょう。

請求書を手作業で発行している場合、ミスが起きやすいため注意が必要です。請求管理サービスを導入すれば、ミスを防いで業務効率化を目指せます。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書までをクラウド上で簡単に作成・共有できるサービスです。作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了します。推測機能により入金消込もスムーズに進められます。適切かつ効率的な請求業務を行うために、ぜひ活用してください。

無料でトライアルしてみる