インボイス制度でレシートの扱い方は変わる？新制度に合わせた役割や保存方法を解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。インボイス制度のスタートを前にして、経理部は体制づくりに追われていることでしょう。 多くの業務が変化するなか、レシートの取り扱いも現在の方法から変わることが分かっています。事前にレシートの取り扱い方法の変化について、確認しておく必要があるでしょう。 そこで本記事では、インボイス制度においてレシートの扱いや保存方法がどう変わるのかを解説します。 

インボイス制度でレシートが持つ役割とは？

インボイス制度においても、レシートは重要な役割を担います。 以下からは、インボイス制度におけるレシートの役割について解説します。

「簡易的な適格請求書」として扱える

インボイス制度では、レシートを「適格簡易請求書」として扱うことが可能です。 適格簡易請求書とは、インボイス制度における「適格請求書」に記載されている表示内容を簡易的にした請求書を意味します。適格簡易請求書を発行できるのは、「不特定かつ多数の者と取引を行う課税業者」とされています。レシートを交付するだけで、正式な適格請求書の代わりとして扱うことが可能です。

レシート（適格簡易請求書）と適格請求書の違い

レシート（適格簡易請求書）は、適格請求書と違っていくつかの項目が省略可能となっています。 例えば「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の記載が、レシート（適格簡易請求書）では不要です。その他、税率ごとに区分した「消費税額等」と「適用税率」を、両方記載することが必須ではなくなります。 レシート（適格簡易請求書）においてはどちらか一方で問題なくなるため、記載内容が簡略化されます。

適格簡易請求書のメリット

インボイス制度では「適格簡易請求書」が利用されることになりますが、そこにはさまざまなメリットがあります。 以下からは、適格簡易請求書のメリットについて解説します。

インボイス制度に対応したレシートをスムーズに提供できる

適格簡易請求書は、適格請求書と比較して必要とされる記載項目が省略されるため、スムーズに請求書（レシート）の発行ができます。 レシートだけで必要となる書類が発行完了となるので、日々の業務を簡易的なものにできるでしょう。実際に適格簡易請求書を発行できるのは、小売業など業務上多数の顧客に販売を行う業種のみです。 具体的には小売業、飲食業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業は、適格簡易請求書の発行が行えます。

レシートだけでなく領収書も適格簡易請求書として認められている

インボイス制度においては、レシートだけでなく領収書も適格簡易請求書として扱えます。トラブルなどによってレシートが発行できない際には、領収書を使って適格簡易請求書の代わりとすることが考えられます。 そのためインボイス制度がはじまったら、レシートだけでなく領収書を適格簡易請求書の代わりとして用意するのがおすすめです。

インボイス制度におけるレシートと領収書に違いはある？

レシートと領収書が適格簡易請求書の代わりとして使えることは分かりましたが、そこには明確な違いがあるのでしょうか？ 以下からは、インボイス制度におけるレシートと領収書の違いを解説します。

インボイス制度ではレシートと領収書に特別な違いはない

結論から言えば、インボイス制度においてはレシートと領収書に明確な違いはありません。 機械による自動発行か、人による手書きかといった違いがあるだけで、その役割や効果は基本的に同じとなっています。そのため状況によってレシートと領収書を使い分けるといった必要はなく、どちらを使うかは発行者の判断に委ねられています。

レシートの方が利便性は高い

インボイス制度ではレシートと領収書に違いはありませんが、実際に使用することを考慮した利便性の面では、レシートの方にメリットがあります。 レシートはレジから自動発行されるため、手間をかけずに発行から手渡しまで完了します。一方で、領収書は手書きになるため発行までに時間がかかり、記載ミスなどのリスクもある点がデメリットです。

適格簡易請求書（レシート）の書き方

適格簡易請求書（レシート）には、記載すべき内容が決められています。 以下からは、適格簡易請求書（レシート）の書き方について解説します。

適格簡易請求書を発行した事業者の氏名・名称

適格簡易請求書（レシート）には、実際に適格簡易請求書の発行をした事業者の氏名や名称の記載が必要です。 例えば会社名、店舗名、担当者の氏名などを記載する必要があり、内容は事業者ごとに異なります。レシートであればあらかじめレジにデータを登録しておけば、事業者の氏名や名称は自動で記載されるため手間がかかりません。

適格簡易請求書を発行した事業者の登録番号

適格簡易請求書（レシート）には、事前に申請したインボイス制度の登録番号を記載する必要があります。 登録番号とは、申請時に発行される「T＋法人番号」または「T＋13桁の数字」のことを指します。発行のたびに自動でレシートに記載できるように、インボイス対応のシステムに事業者の登録番号を入力しておきましょう。

取引年月日

適格簡易請求書（レシート）には、実際に取引が行われた日付の記載も必要です。 仕入税額控除の計算時に必須となるため、正確な日付の記載が求められます。日付は年、月、日まで全て正確に記載が必要となり、省略は不可能です。 レシートを発行するレジのシステムを確認し、年、月、日の全情報が記載されるように備えましょう。

適格簡易請求書を発行するに至った取引内容

適格簡易請求書（レシート）には、発行する理由となった取引内容の記載も必要です。 例えば購入した商品の名前やサービスの内容を、明確に記載することが求められます。商品名やサービス名は簡易的なもので構いませんが、客観的に分かるようにすることがポイントです。 購入商品が軽減税率の対象である場合には、その旨を記載する必要もあります。

税率区分ごとに合算した金額

適格簡易請求書（レシート）の発行時には、適用された税率ごとに区分けを行い、それぞれの合計金額を記載しなければなりません。 適切な区分けが行えるように、レシートの発行システムを調整しておきましょう。適格簡易請求書（レシート）は税込み価格での記載も可能ですが、その場合は税込みか税抜きかが分かるようにする必要があります。合計金額についても、10%の合計金額なのか、8%の合計金額なのかが分かるように記載が必要です。

税率ごとに区分した「消費税額等」または「適用税率」を記載する

適格簡易請求書（レシート）には、税率ごとに区分した「消費税額等」または「適用税率」を記載する必要もあります。 レシートに両方の情報を記載する必要はないため、事前にどちらかを選択しておくことで手間を削減可能です。消費税額等と適用税率のどちらを記載するか明確にして、現場に混乱が起きないように備えましょう。

適格簡易請求書（レシート）の電子保存方法

発行した適格簡易請求書（レシート）は、インボイス制度のルールに従って電子保存する必要があります。 以下からは、レシートの電子保存方法について解説します。

適格簡易請求書（レシート）は電子データとして保存可能

適格簡易請求書（レシート・領収書）は、電子データとして保存が可能です。 紙の状態で保存する必要はないため、スペースの省略や管理の手間を削減することにもつながります。電子データの状態でも、適格簡易請求書による仕入額控除を受けることが可能です。 この制度は「電子インボイス（デジタルインボイス）」と呼ばれます。事前に適格簡易請求書（レシート・領収書）を電子保存するシステムを導入して、電子インボイス（デジタルインボイス）に対応できるように備えるのがおすすめです。

電子インボイスでレシートを保存する方法

電子インボイスによってレシートや領収書を保存する方法には、いくつかのパターンがあります。 例えばスキャナなどを使ってレシートを読み取って電子化し、取引データとして保存するのがひとつの方法です。その他にも、スマホやタブレットなどのカメラを使ってレシートを撮影し、その写真を電子データとして保存するケースもあります。

電子データ化したレシートの保存期間

電子データにしたレシートや領収書は、決められた期間、保存が必要になります。 具体的には受け取った日、もしくは発行した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を通過した日から7年間が、保存期間になります。レシートの電子データが紛失・消去された場合などは、仕入税額控除の利用ができません。 確実に保存ができるように、高セキュリティや管理機能を備えた専用のシステムの導入がおすすめです。

インボイスに対応した請求書発行システムを利用する

インボイス制度の開始に備えて、簡単にインボイス制度対応の請求書が発行できるシステムを利用するのがおすすめです。 以下からは、インボイスに適したシステム利用の必要性を解説します。

インボイス制度はさまざまな書類発行に影響する

インボイス制度はレシートだけでなく、請求書の記載方法にも影響を与えます。 従来の請求書の内容に加えて、税率ごとの消費税額および適用税率、適格請求書発行事業者の登録番号が必要になるのです。それらの記載がスムーズに行えるように、今からインボイス制度に対応した請求書発行システムの利用を検討するのがポイントとなります。 インボイス制度向けのサービスをチェックして、自社に合ったものを選別しておきましょう。

「MakeLeaps」ならインボイス制度対応の請求書をスムーズに発行できる

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、インボイス制度に対応した請求書を簡単に作成できます。 請求書の記載内容変更に対してスムーズに適用できるため、手間をかけずにインボイス制度に対応できるでしょう。MakeLeapsはインボイス制度への対応に加え、請求書の作成・発送・入金管理といった企業の請求業務を幅広くサポートできるのも特徴です。 経理業務全般の効率化に役立つため、この機会に利用をぜひご検討ください。

まとめ

インボイス制度の開始に伴って、レシートの記載内容や保存方法にも変化があります。 適切な対応ができるように、今から情報を確認して準備をしておくのがおすすめです。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」であれば、スムーズにインボイス制度に合わせた請求書の発行ができます。この機会に、まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。サービス紹介資料をダウンロードする（無料）