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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
起業したばかりの経営者や個人事業主、またはこれから経理業務をスタートされる方のなかには、請求書を初めて作成する人もいるかもしれません。何を書けばよいのか、ルールなどはあるのか、わからないという人もいるでしょう。
この記事では、請求書を作成するうえで覚えておくべき基本情報を解説します。具体的な作成方法と送り方も紹介するので、請求書を正しく作成できるよう、参考にしてください。
請求書の役割を理解しておこう
請求書とは、取引相手に対し、代金を請求する際に発行する書類のことです。請求書の内容に不備や誤りがなければ、請求した金額が支払われます。
また、請求書は「取引が完了した証拠」にもなる書類です。依頼されたサービスを提供したこと、取引先はお金を支払う義務があることを請求書で証明できるのです。
請求書がなければ、サービスに対していくら支払う必要があるのかを確認できなくなってしまいます。このような取引先との間で起こりやすい、認識違いによるトラブルを防ぐためにも、ビジネスを行う際に請求書は不可欠です。
見積書・納品書・領収書との違い
取引に関わる書類には、それぞれ役割があります。
・見積書：契約前に発行され、取引内容や金額の目安を示す書類。この時点で金額は確定していない。
・納品書：商品やサービスを渡したことを証明する書類。取引先に納品内容を確認してもらうために発行される。
・領収書：代金を受け取ったことを証明する書類。支払いが完了したことを記録する。
・請求書：商品やサービスを引き渡した後に発行され、代金の支払いを求める書類。金額や支払期日、振込先などが記載される。
適格請求書（インボイス）の必要要件とは？6つの要件を詳しく解説
請求書には必ず記載しなければいけない6つの要件があります。それぞれの要件について、詳しく解説します。
適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称、登録番号
誰から請求されているのかわかるように、適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称と、登録番号を記載します。
登録番号は13桁で「T」から始まり、法人は「T＋法人番号」、個人事業主は法人番号と重複しない番号で構成されます。税務署への申請後に通知されますが、通知書は原則再発行されないため、紛失しないよう保管しましょう。
取引年月日
取引年月日には、商品やサービスが提供された取引日を記載します。発行日と取引日が異なる場合は混同しないよう注意しましょう。同日であればその日付で構いません。取引年月日を記載する際は、取引先へ事前に確認しておくと安心です。
取引内容
どの取引に対する請求なのかを明確にするため、取引内容もしっかり記載しておきましょう。特に、1カ月分など一定期間の取引をまとめて請求する「一括請求」の場合、取引内容の記載がないと、取引先では確認するのに時間と手間がかかってしまいます。取引内容を記載しておけば、取引先でもスムーズに確認できます。
取引内容で記載すべきことは、取引した品名や単価、数量、金額などです。請求金額の根拠を示すためにも、取引ごとに記載しましょう。
税率ごとに合計した対価の額および適用税率
対価の合計金額を税率ごとに分け、それぞれに「適用税率」を記載します。金額は税込・税抜どちらでも構いません。取引が特定の税率（8％または10％）のみの場合は、取引のない税率の記載は省略できます。取引先が確認しやすいよう、はっきりと明記しましょう。
税率ごとに区分した消費税額等
軽減税率8％と標準税率10％に分けて消費税額を記載します。対象となる品目がなければ、0円と記載する必要はなく、省略して構いません。
また、インボイス制度では税率ごとにまとめた消費税額の端数処理を、1枚のインボイスにつき税率ごとに1回だけ行う決まりになっています。従来のように品目ごとに端数処理することはできないため、注意しましょう。
受領する取引先の氏名もしくは名称（法人名など）
取引先（請求先）の情報を記載します。基本的には企業名や住所、担当者氏名を、請求書の左上に記しますが、場合によっては、企業名だけでなく部署名や肩書などを入れることもあります。
取引先が法人の場合は「株式会社〇〇御中」、個人の場合は「〇〇様」と記載しましょう。
必須要件だけじゃない！請求書に記載しておくとよい4つの要件
請求書には必須要件だけでなく、他にも記載しておくとよい要件があります。どのような内容を記載するとよいのか、それぞれ解説します。
題目
何の書類か一目でわかるよう、題目が必要です。題目とは、書類の内容を示すタイトルのことです。上部中央部や左上など目立つ場所に、他の文字よりも大きめの文字で「請求書」と記載します。
振込先
請求金額の振込先を記載します。
記載する項目は、
・銀行名
・支店名
・預金種別（普通・当座）
・口座番号
・口座名義
上記5つです。また、口座名義は、カタカナで明記するようにしましょう。漢字のみの場合、読み違えによって、違う口座へ振り込まれてしまうおそれがあります。最悪、売掛金を回収できない上に、取引先にも迷惑をかけてしまいます。このようなトラブルを防ぐためにも、口座名義はカタカナ表記が基本です。
振込手数料
振込手数料は、請求側と支払側のどちらが負担するかを事前に決めておくことが重要です。買い手に負担を求める場合は、請求書の備考欄などに「振込手数料はお客様にてご負担ください」といった一文を添えるのが一般的です。
支払期日
取引先と事前に合意した支払日に合わせ、支払期日を記載しておきます。たとえば、月末締めの毎月10日支払いなら、1月分請求の支払期日は2月10日となるでしょう。支払期日が記載されていれば、取引先に対して「いつ支払わなければいけないのか」を明示することができます。
また、請求する側としては、入金を確認するときに役立ちます。
請求書はどうやって作る？電子と紙媒体の作成方法を紹介
請求書に公的なルールや法的な書式はありません。取引先に合わせた請求書を作成することもあります。そのため、請求書のルールなどはあるのか、事前に取引先に確認しておくとよいでしょう。
ここでは、電子と紙媒体、2つの作成方法について紹介します。
電子媒体｜パソコンで作成する
パソコンを使えばExcelやWord、市販のソフトでも請求書を作成できます。使いやすいようにカスタマイズできるので、オリジナルの請求書を作れます。
インターネット上には、ExcelやWordで作成した、無料で使える請求書の雛形も多くみられます。一から作らずに済むため、パソコンに慣れていない人にもおすすめです。紙ベースとは違い、修正もしやすいので、使い勝手がよいといえるでしょう。
また、市販のソフトは、見積書や納品書が連動しているものが多いので、請求書を作成する手間を省けます。書類をひとまとめにして保存できることもメリットです。
紙媒体｜手書きで作成する
文房具店やホームセンターなどで販売されている請求書に、直接手書きする方法です。1枚ずつ手書きとなるので、作成するのに時間と手間がかかりやすいというデメリットがあります。修正が必要になった場合は、すべて書き直しとなります。
ただ、紙ベースの請求書しか受け付けない企業もあるため、そういった企業に対応するためには紙の請求書が必要です。取引内容が多いなど、特に時間がかかりやすい場合は、前もって作成しておくとよいでしょう。
請求書を発行する際の注意点
請求書を発行する際には、気をつけるべき点があります。3つの注意点について解説します。
発行日の不備に注意する
請求書を発行する際には、発行日の不備に注意しましょう。請求書の発行日とは作成日ではなく「締日」を指します。作成日を誤って書いてしまうケースがあるため注意が必要です。
押印をしてトラブルを防ぐよう注意する
請求書を発行する際には、押印をしてトラブルを防ぎましょう。請求書に押印は必須ではなく、記載要件を満たせば有効です。しかし、日本では押印がある方が偽造防止につながります。取引先にとっても安心感が得られるため、商習慣を重んじる相手には信頼性の確保として役立ちます。
保管期間に注意する
請求書を発行する際には、保管期間にも注意しましょう。請求書は法律で定められた期間の保管が義務づけられています。法人は原則7年（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年）、個人事業主は原則5年（消費税課税事業者は7年）です。期間内に勝手に破棄することは認められていません。
請求書の送付方法を確認しておこう
デジタル化が進むなか、電子ベースで作成した請求書は、メールに添付して送ることもできます。しかし、業界や会社によっては郵送や手渡し、FAXでの送付を希望される場合もあります。請求書の送付方法は取引先の企業によって異なるため、事前に確認するようにしましょう。
郵送で送る
請求書は信書にあたるので、メール便ではなく普通郵便で送りましょう。まずは、長形3号（120mm × 235mm）の封筒を用意します。請求書は折っても問題はないので、請求書がA4サイズの場合は、3つ折りにして入れます。また請求書だけでなく、添え状も一緒に入れるのがマナーです。
封筒には、表側に送付先の住所・名前を、裏側には送付元の住所・名前を、そして「請求書在中」と記載し、ポストに投函すれば完了です。
FAXで送る
取引先の了承を得ているのであれば、FAXで送ることも可能です。ただし、紛失されやすいことから、FAXで送る場合は、修正が必要なときや急を要するときなど、緊急時のみにするのが安心です。基本的には、郵送やメールで送るのが無難です。
また、FAXで送る際は、送信元や送信先、書類の枚数などを記載した送信状をつけることも忘れてはいけません。さらに、相手に確実にFAXが届いたか確認するためにも、送った後は担当者に一言連絡を入れておくと安心です。
メールで送る
ExcelやWordなどで作成した請求書は、他の人に改ざんされないように、PDF化にしてからメールに添付して送ります。メールの件名には、「〇月分請求書添付済み｜〇〇（会社名・個人名）」などと記載し、一目で重要なメールであることが分かるようにしましょう。
また、メールを送るときは、誤送信によるトラブルを防ぐためにも、宛先をしっかり確認するよう徹底してください。
請求書発行システムで送る
クラウド型の請求書発行システムを使うと、作成から送付・保管までを一括で行えます。ネット環境があれば会社以外でも利用でき、リモートワークでも安心です。ただし、送付には事前に取引先の了承を得る必要があります。
請求書を作成するなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」
請求書を作成するなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入がおすすめです。以下で、代表的な機能を紹介します。
代表的な機能
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インボイス制度（適格請求書）・電子帳簿保存法にも対応
「メイクリープス」では、請求書にインボイス制度で必要な「適格請求書発行事業者の登録番号」を簡単に追加できます。また、改正後の電子帳簿保存法で求められる「自己発行書類の写し」と「電子取引の電磁的記録」の保存要件に対応する機能も備えています。
まとめ
請求書は、以前は紙ベースが主流でしたが、最近では電子ベースが主流になりつつあります。電子ベースの請求書は業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがある反面、パソコンに慣れていない人にとっては作成するのに時間がかかるでしょう。
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