請求書番号とは？つけるメリットや決め方、請求書のマナー・注意点も解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。請求書番号とは、請求書を管理する番号です。請求書番号を活用すれば、請求書管理や取引先対応がスムーズになります。この記事では、経営者や経理担当者、営業担当者に向けて、請求書番号について解説します。請求書番号の決め方やマナー、注意点も解説しているので、参考にしてください。

請求書とは

請求書を扱う際は、その役割や記載項目、発行するタイミングについて知っておきましょう。請求書の基礎知識を解説します。

概要と役割

請求書とは、仕事の報酬やサービスの料金について期日までに支払いを求める文書で、対価を回収する役割があります。請求書発行は法律で義務付けられているわけではありませんが、ビジネス上の慣習として利用されます。発行すれば、取引先と請求に至る取引があったことの証明になり、請求忘れや取引先とのトラブル防止につながるためです。

記載項目

請求書には法的に定められた書式や、必須項目はありません。しかし、トラブルを避けるために記載すべき項目は、以下のとおりです。・請求先情報 ・自社情報（送付者） ・請求書番号 ・請求書の発行日 ・取引内容と金額 ・振込先 ・支払期限上記項目以外にも、取引先の要望があれば特記事項や備考、振込手数料などを加えて記載しましょう。

発行のタイミング

請求書の発行のタイミングは、都度方式と掛売方式の2つがあります。都度方式は商品・サービスを提供する取引のたびに請求します。初めて取引する場合や、継続的な取引が見込めない場合に使われる方法です。掛売方式は、あらかじめ取引先と15日や月末などの締め日を決め、決まった期間の取引をまとめて請求します。

請求書番号とは

請求書とは、社内用の通し番号として請求書に記載する番号です。1通ごとに異なる番号をふるため、社内での確認や取引先から問い合わせが来た際の内容確認などの場面で請求書を探しやすくなります。必須ではありませんが効率化に役立つため、取引の多い企業でよく使われます。

請求書番号をつけるメリット

請求書番号をつければ、社内の事務処理と取引先からの問い合わせ対応に役立ちます。ここでは、メリットについて解説します。

関連書類に同じ番号を振り分けることで社内の事務処理に役立つ

関連する見積書・請求書・納品書などに同じ番号を付与すれば、社内の事務処理に役立ちます。見積書作成時につけた番号を売上や請求の場面でも使い、一連の書類を関連づけることで併せて管理できるようになります。相互の内容確認が容易になり、請求漏れなど経理処理のミス防止につながります。

取引先からの問い合わせ対応がスムーズになる

取引先からの問い合わせ対応やアフターフォローがスムーズになる点もメリットです。問い合わせに対して、請求書番号を使えば請求書を簡単に特定できます。迅速かつ正確に対応すれば、取引先からの信頼を得られる可能性があります。ミスがあった際は訂正して再度請求書を発行しますが、重複しないように番号をつければ、履歴を残せます。

検索がスムーズにできる

請求書番号をつけることで、取引先や取引日など、条件を指定した請求書の検索が可能になります。そのため、多くの請求書のなかから、該当する請求書を見つけ出せるでしょう。請求書番号を見積書や納品書の管理番号と統一すると、まとめて必要な書類を抽出できて便利です。

請求書番号の決め方

請求書番号を決める際は、自社の状況に応じて番号が重複しないようにしましょう。一般的な決め方も解説します。

自社の状況に応じてルールをつくる

請求書番号についてとくに決まりはないため、自社の取引状況に応じてルールを決めましょう。桁数が少ないと重複する可能性が高くなり、桁数が多すぎると管理や発行に手間がかかるため、扱いやすい桁数を付与することが理想です。また、経理担当だけでなく、社内の誰でも理解しやすいルールが必要です。

同じ請求書番号が存在しないようにする

請求書番号が重複しないようにすることが、決める際の最大のポイントです。2つ以上の同じ請求書番号が存在すると、後から問い合わせがあったり、見直したりする際に正しい請求書を照合できなくなるためです。固有の請求書番号をつけることで、請求書の照合や特定を可能にします。

一般的には取引先コードと取引日時を組み合わせる

取引先ごとに001、002、003と連番を振り、取引した日時を追加して請求書番号にする方法が一般的です。何度も取引する予定のある相手の場合は、番号の中に取引先管理コードを入れておくと管理しやすくなります。たとえば、001のA社と2023年2月15日12時10分に取引した場合の請求書番号は、「001202302151210」となります。

請求書番号の注意点

請求書番号をつける際は、文字列のルールや番号の重複などに注意しましょう。

文字列はシンプルなものにする

請求書番号に使う文字列は、シンプルにしましょう。複雑な文字列にすると、運用が複雑になり、ルールの実装にも手間がかかります。特に、手動で採番する際にはミスが発生する可能性が高まります。機密性が高い取引でない限りは、文字列は、わかりやすく規則性があるものを検討しましょう。

定期的に重複欠番がないかチェックする

請求書番号をつけるメリットとして、1つの取引に関する請求書を正確に管理できることが挙げられます。そのため、番号の重複には気をつけなくてはなりません。番号の重複がないか、チェックする仕組みを確立しましょう。欠番は、大きな問題につながるわけではありません。しかし、番号がとびとびになっていると、税務調査などで疑いをもたれる可能性があるため注意が必要です。欠番がある場合は、その理由を説明できるようにしておきましょう。

請求書番号を管理する方法

請求書番号を管理する方法として、エクセル、Googleスプレッドシート、請求書管理システムがあります。それぞれの特徴について、解説します。

Excel（エクセル）

エクセルは、操作が簡単で、誰でも管理できる方法です。顧客コードと日付などを組み合わせて、エクセル関数の数式を入力することで自動で採番することも可能です。手動で入力する場合、手間がかかり、入力ミスのリスクが高まる可能性があります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートの操作方法はエクセルとほとんど同じです。エクセルと異なり、クラウドシステムのため、インターネットが接続できる環境があれば、どこでも利用できます。また、Googleアカウントがあれば、無料で利用可能です。作成した請求書や請求書管理番号は、自動保存されるため、保存を忘れるリスクを避けられます。オートフィル機能を使い、請求書番号に連続した数字を振ることも可能です。

請求書管理システム

請求書管理システムは、請求書の管理に特化したシステムです。現在、さまざまな請求書管理システムが提供されていますが、多くのシステムには請求書の管理はもちろんのこと、自動で請求書番号を採番する機能が備わっています。採番のルールを設定することで、自動で請求書番号の割り振りができます。

請求書作成と送付に必要なもの

請求書作成と送付時には、テンプレート・封筒・切手・送付状の4つが必要です。一般的な形式や注意点を解説します。

テンプレート

請求書は担当者が作成しやすく、管理しやすいもので作成して構いません。請求書の形式に決まりはないため、取引先が形式を指定している場合以外は自由です。インターネット上のダウンロード可能なテンプレートを使えば、簡単に作成できます。

封筒

電子ではなく紙で郵送する場合は、封筒を用意しましょう。封筒も決まった形式はありませんが、A4サイズの請求書を3つ折りにして入れる「長形3号」を利用することが一般的です。

切手

請求書は信書にあたるため、普通郵便で送らなければなりません。宅急便やレターパックなどで送ると法律違反となるため注意しましょう。定形郵便物として送る場合は、重量25g以内なら84円、重量50g以内なら94円です。定形郵便物として送る場合は、重量50g以内なら140円です。

送付状

送付状とは、郵送する際に請求書に添付する書面です。送付状にもフォーマットはなく、一般的には挨拶文と請求書を簡単に要約したものを記載します。メールで請求書を送る場合には、メールの本文が送付状の代わりになります。

請求書のマナー

請求書作成時に知っておきたいマナーがあります。ここでは、敬称の使い分けと押印の方法について解説します。

敬称を使い分ける

請求書を送る宛先によって、敬称を使い分けることが大切です。個人宛は「様」、会社や組織宛は「御中」と記載します。株式会社は名称の一部のため、（株）と省略することはマナー違反になるため、注意しましょう。

文字にかかるように押印する

請求書への押印は必須ではありませんが、信頼性向上やビジネスの慣習として押印するケースが多くあります。押印する位置は押印欄か、ない場合は社名の右側に押印しましょう。その場合は、署名の最後の1文字にかかるように押印します。

請求書の注意点

請求書では、請求額を税込表示で記載すること、支払期限を取引先と確認することの2点に注意しましょう。

請求額は税込表示で記載する

請求書では、最終的な請求金額は税込表示が必要です。消費税の小数点以下の消費税が発生した場合について、法律では明記されていないため、事業者の判断で決められます。切り上げ・切り捨てにするのかを、自社と取引先の双方で決めておきましょう。

支払期限を確認する

トラブルを防ぐために、支払期限を設定する必要があります。支払日に金融機関が対応できないときには前の営業日、または休み明けの営業日にスライドするのかといった内容を盛り込んだ支払期限のルールを、事前に確認しましょう。

インボイス制度開始に伴い、適格請求書発行事業者の登録番号を記載する

請求書番号と適格請求書に記載する登録番号を混同しないように気をつけましょう。2023年10月1日からインボイス制度が開始されました。インボイス制度は、消費税の仕入税額控除の方式のひとつです。適格請求書発行事業者はインボイス制度に対応した適格請求書を発行できます。適格請求書には、適格請求書を発行した事業者の氏名あるいは名称、適格請求書発行事業者に割り振られる登録番号を記載しなければなりません。登録番号は、法人はT＋13桁の法人番号、個人事業主はT＋13桁の数字です。

適用税率と消費税額を記載する

適格請求書には、「適用税率」（10%、8％）と「税率ごとに区分した消費税額等」を記載しなければなりません。現在の消費税率は、標準税率10％と軽減税率8％の複数税率です。2019年10月1日に、消費税率が10%に引き上げられた際に、一部の品目に限り、消費税率を8%のまま維持する軽減税率がE導入されました。消費税は10％と8％が混在している状態のため、それぞれの品目が8％と10%のどちらなのかを明記し、税率ごとに分けて消費税を計算する「区分経理」が必要です。

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まとめ

請求書番号とは、社内用の通し番号です。請求書番号をつければ事務処理の効率化や、取引先からのスムーズな問い合わせ対応に役立ちます。決める際は、請求書番号が重複しないように注意して、自社のルールをつくって管理しましょう。請求書作成や請求番号の管理などの請求関連業務は、担当者に大きな負担となりかねません。書類の作成や請求書番号の管理をエクセルやGoogleスプレッドシートで行う方法もありますが、手入力の場合は、手間がかかり入力ミスのリスクが高まります。クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」は、見積書から請求書までクラウド上で簡単に作成し共有できます。最新情報を全部署が確認できるため、連携もスムーズです。作成した書類はワンクリックで印刷・投入・投函まで完了します。請求業務にかかる手間と時間の削減にご関心のある方は、まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。 サービス紹介資料をダウンロードする（無料）