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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書などの書類は、取引の証拠書類です。そのため、適切に管理することが求められます。しかし、枚数が多い場合、適切なファイリング方法に迷ってしまうケースもあるでしょう。
この記事では、請求書などをファイリングする方法を解説します。また、効率的に書類をまとめる方法も解説するので、書類のファイリングに役立ててください。
請求書などをファイリングして整理する必要性とは
請求書などは適切に整理することが重要です。請求書は取引の証拠となる書類で、法律によって保存が義務付けられています。
請求書が多くなったとしても所定の期間は保存しなければならず、勝手に捨てることは認められていません。そのため、管理しやすいようにファイリングして整理しておくことが重要です。
請求書などをファイリングする方法
請求書などをファイリングする方法は、主に3つあります。それぞれの方法について解説します。
紙をファイリングする
請求書などを原本のままファイリングする方法です。従来、多くの企業で採用されており、取り入れやすい点が特徴です。年月別や取引先別など、自社のルールに沿って分類しやすい点もメリットです。ただし、保存スペースの確保や、書類の印刷作業が必要な点はデメリットといえます。
紙の請求書をスキャンして保存する
紙の請求書などをスキャンして、画像データとして保存する方法です。保管スペースをとらず、過去の書類もスムーズに見つけられます。ただし、電子帳簿保存法の定める条件を満たす必要があるため、制度の理解が欠かせません。
電子取引データで送付された請求書を保存する
近年、電子的に受領した請求書などは原則として電子取引データのまま保存することが義務付けられています。2022年の電子帳簿保存法の改正によって、2024年からデータ保存が完全に義務化されました。規定の要件を満たして保存する必要はありますが、紙のファイリングやスキャンの手間を省けるなど、多くのメリットがあります。
※参考：【令和4年1⽉以降⽤】電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁
請求書などのファイリングにおける分類方法
請求書などはどのように管理すればよいのでしょうか。ここでは、ファイリングして管理する方法を解説します。
取引先別に分ける
特定の取引先との取引内容を一元管理する方法です。取引先が多い場合に有効です。取引ごとの金銭の流れや取引内容を把握しやすくなるため、今後の取引の意思決定にも役立ちます。ただし、定期的に管理する必要があるため、手間や時間がかかる点には注意が必要です。
請求月別に分ける
請求月ごとにファイリングし、管理する方法です。月ごとの経費や仕入額を把握しやすく、経理担当者の負担を軽減できる点が特徴です。ただし、取引先ごとの請求書を探しにくい点は、デメリットといえます。取引先名や顧客番号の順に並べて保存すると、書類検索がスムーズになります。
支払いと入金に分ける
企業が管理する請求書は2種類に分けられます。仕入先などから受け取る請求書と、顧客に送る請求書です。受け取る請求書と顧客に送る請求書を分けて管理するとよいでしょう。どちらもまとめて保存しておくと、混同しやすくなりミスにつながりやすくなります。
仕入先などから受け取る請求書の管理を怠っていると、支払い漏れなどが起こるリスクが高くなります。支払いが滞ったことにより、仕入先からの信頼を失ってしまう恐れもあるため注意しましょう。
顧客に送る請求書の控えについては、未入金・入金済に分けておくとわかりやすくなります。
受領した請求書のファイリング方法
仕入先などから受領した請求書は、支払前か支払後かによって分けてファイリングすることが基本です。
支払前の請求書は、まず内容を確認します。内容に間違いがなければ、支払期限が早いものから順番にファイリングしましょう。支払期限の近いものが上にくるようにファイリングすることで、支払い漏れなどを防ぎやすくなります。
支払いが終わったらその旨を請求書に記載し、支払後のファイルに整理します。支払後の請求書をファイリングする際には、ATMの利用明細書や振込請求書などもあわせて添付しておくと、後からでも確認しやすくなります。また、支払後の請求書は請求書の日付順にファイリングするとよいでしょう。
未入金の請求書のファイリング方法
顧客に発行する請求書は、原本を顧客に送ってしまうため控えを保存します。請求書を発行したら、請求書控えをファイリングしましょう。この際、支払期限の順番にファイリングしておくと、確認しやすくなります。支払期限になると、入金されているかどうかをチェックします。
入金が確認できたら、入金済みのファイルに移し替えましょう。入金済であることが一目でわかるように、入金済の印を押す、もしくは手書きで記入する方法もおすすめです。また、入金日も一緒に記載しておくと、後から確認する際にわかりやすくなります。
入金済の請求書のファイリング方法
入金が済んだ請求書は月ごと、もしくは得意先ごとに分けてファイリングしておくとわかりやすくなります。
月ごとにファイリングするメリットは、毎月の取引が確認しやすくなる点です。発行日順にファイリングするため、取引状況がわかりやすくなります。ただし、取引先が多い場合には探しにくくなってしまうため、確認しにくいデメリットがあります。
得意先ごとにファイリングするメリットは、後からでも探しやすいことです。発行日順に得意先のファイルに保存するため、確認が必要な場合も探しやすくなります。ただし、ファイリングには手間がかかるため、担当する社員の負担は大きくなりがちです。
どちらの方法にもメリット・デメリットがあるため、自社の取引先数や請求書の数などに応じて、ファイリング方法を選ぶとよいでしょう。
利用頻度で分ける
ここでは、請求書以外の書類のファイリング方法について解説します。
決算期には関係ないが重要な書類、決算期単位で保存が必要な書類、暦年単位で保存が必要な書類の3つに分けて、ファイリング方法を解説するため参考にしてください。
決算期に関係はないが重要な書類のファイリング方法
決算期に関係はないが重要な書類は、以下のような書類が挙げられます。
- 設立・届出関係：登記簿謄本や税務署などに提出した届出書類の控えなど
- 議事録関係：株主総会議事録や取締役会議事録など
- 契約関係：貸借契約書や売買契約書など
- 社会保険・労働保険関係：社会保険定期用通知書など
- 保険証券：生命保険や損害保険など
- 借用書：借入金返済予定表や借用証書など
決算期に関係なく、その都度ファイリングします。この際、穴を開けずに保存できるポケットリフィルなどを用いることがポイントです。また「設立・届出関係」「議事録関係」などのように、インデックスをつけておくと必要なときに探しやすくなります。
決算期単位で保存が必要な書類のファイリング方法
決算期単位での保存が必要となる主な書類と、ファイリング方法は以下のとおりです。
- 取引先や金融機関などの現金領収書：月別、日付順
- 納税領収書：種類別、日付順
- 通帳コピー：金融機関別、日付順
- クレジットカード明細：クレジットカード会社別、支払日順
- 売上請求書：得意先別もしくは月別、請求書発行日順
- 仕入請求書：月別、日付順
これらの書類は、決算終了後にファイリングし保存しましょう。それぞれの項目で、金融機関別や取引先別などのように分ける必要がある場合には、インデックスをつけると確認しやすくなります。
暦年単位で保存が必要な書類のファイリング方法
暦年単位で保存が必要な書類は、以下のとおりです。
- 年末調整関係：源泉徴収簿や賃金台帳、扶養控除申告書、年末調整計算に使用した資料など
- 給与関係：給与明細書や給与計算に使った資料、支給控除一覧表など
これらの書類は、暦年ごとにファイリングし保存しましょう。年末調整関係は、種類別にファイリングします。給与関係は月別にファイリングして保存しておきましょう。利用頻度が低くなった書類は年度ごとに保存箱などを作り、ファイルを保存しておくと後からでも探しやすくなります。
請求書管理システムの導入で効率化する4つのメリット
請求書管理システムとは、請求書や納品書、領収書などの管理だけでなく、作成なども簡単に行えるサービスです。請求書や納品書の作成や管理は手間がかかるため、請求書管理システムを利用するのもよいでしょう。ここでは、請求書管理システムのメリットを解説します。
請求業務を一元管理できる
請求書の作成から発行、承認、入金管理などを一元管理できます。紙の請求書の場合には、担当者が作成してから発行し、社内で承認をもらうなどのプロセスが必要です。手間も時間もかかりますが、請求書管理システムなら一元管理でき手間が省けます。
データを探しやすい
紙書類をファイリングしている場合、必要な書類を探すのに時間がかかります。しかし、請求書管理システムなら、相手会社の名前や日付などを指定して検索できます。このため該当する請求書をすぐに見つけ出すことが可能です。
リアルタイムで作業を進められる
クラウド型の請求書管理システムなら、インターネットがつながれば請求や入金に関する情報をどこからでも確認できるため、社内の社員と社外の社員が同じ情報を素早く共有できます。
別のソフトと連携できるものもあって便利
請求書管理システムの中には、販売管理システムと連携できるものもあります。販売管理システムと連携できれば、請求書データを手間なく取り込み、請求書を簡単に発送できるため、経理担当者の負担が減り業務効率化につながります。
請求書管理システムのおすすめの選び方とは
請求書管理システムを選ぶ際には、3つのポイントを比較しましょう。以下では、請求書管理システムの選び方を解説します。
選び方1：コスト
安さだけに注目せず、自社に必要な機能が揃っているかどうか確認した上で、コスパを比較して判断します。生産性を高められるかも重要です。
2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、書類などのデータ保存について抜本的な見直しが行われました。紙媒体での保存にはコストがかかり、業務負担が大きいため、請求書の電子化が加速しつつあります。
選び方2：セキュリティ
請求書管理システムは、コンピューター上で請求書などの情報を管理します。情報漏えいのリスクを軽減するために、通信の暗号化やバックアップ体制などのセキュリティ面の確認は欠かせません。
特に、クラウド上で管理するクラウド型の請求書管理システムの利用を検討している際には、セキュリティ対策はもちろん、サポート内容なども確認しておきましょう。
選び方3：機能性
社内や取引先にどのような機能が必要なのか、しっかりと検討しましょう。請求書管理システムは、システムによって搭載されている機能は異なります。自社のどのような業務を効率化したいのか、課題などを明確にし、必要な機能を絞り込みます。
また、請求書の電子化に取引先が対応してくれるかなども確認しておくとよいでしょう。
請求書のファイリングでよくある質問
請求書のファイリングでよくある質問を2つピックアップし、解説します。疑問を解決する際の参考にしてください。
請求書の保存期間は？法人と個人事業主で違う？
受領した請求書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。それぞれの保存期間は、次の通りです。
- 法人：7年間（繰越欠損金額がある場合、10年間に延長）
- 個人事業主：5年間（消費税課税事業者の場合、7年間）
電子帳簿保存法に対応したファイル名の付け方は？
電子取引データの請求書を保存する場合、以下の3つの情報を入れる必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
まとめ
請求書は受け取る請求書と顧客に送る請求書に分けて、ファイリングすることが重要です。しかし、請求書の管理には手間がかかり、エクセルなどによる書類作成はミスが起こりがちです。請求管理サービスで請求書を電子化すれば、コスト削減や業務効率化につながるでしょう。
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