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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
取引時には請求書、請求明細書、支払明細書を発行することがあります。いずれも重要な書類ですが、どのような違いがあるのかを把握しておらず、各書類がどのような意味を持つのか理解していない人もいるのではないでしょうか。
本記事では請求書、請求明細書、支払明細書の違いと作成ポイント、メリットなどを解説します。最後まで読めば各書類の重要性が理解できるでしょう。
請求書とは？
まずは、商品やサービスの代金を請求する際に発行する「請求書」について解説します。
請求書は商品・サービスの代金の支払いを依頼する書類
請求書は商品やサービスの納品後、実際に支払ってもらう金額を提示する書類です。送付の際には郵送、メールなどの手段を用いることができます。
請求書の作成ポイント
請求書作成において厳密に記載内容が定められているわけではありません。ただし、一般的には以下の内容を記載します。
- 書類を作成した人の氏名または名称：個人の場合は氏名や屋号、法人の場合は会社名を記載する
- 書類を受け取る人の氏名または名称：請求相手が個人の場合は氏名や屋号、法人の場合は会社名を記載する
- 取引年月日：取引があった日時を年から記載する
- 取引の内容：サービス・商品の取引内容を記載する
- 請求金額：サービスや商品の金額を記載する
- 支払い期限：取引先が支払う期限を記載する
- 支払先（銀行の口座番号など）：振込の際に必要な口座番号や口座種類、名義などを記載する
請求明細書とは？
請求明細書は請求書と似た名称ですが、異なる役割を持つ書類です。
請求明細書は商品やサービスの内訳を記載した書類
請求明細書は商品やサービスの明細を記載した書類のことです。
請求明細書の作成ポイント
一般的には請求書にも内訳が記載されています。その場合には請求明細書を別途発行する必要はありません。請求書が請求明細書の役割を担っているためです。しかし、受注した商品・サービスの項目が多い場合や請求書だけでは詳細内容がわかりづらくなる場合には、請求明細書を発行します。その場合、請求明細書は請求書と同時に発行されます。
請求明細書に記載する事項
請求明細書に記載すべき事項について解説します。
取引内容の詳細
請求明細書には、取引内容の詳細として、以下を記載します。
- 取引の発生日
- 取引対象の商品・サービスの名称
- 商品・サービスの数量
- 商品・サービスの取引単価
- 商品・サービスごとの取引額
数量や単価は、取引ごとに間違いがないよう記載しましょう。
合計金額
商品・サービスごとの取引額だけでなく、取引全体の合計金額も記載します。ただし、請求書に合計金額が記載されている場合は、その限りではありません。
見積書の番号
請求書と請求明細書に見積書に記載した番号を記載します。同一の番号で管理することで、数量や単価などを確認しやすく請求ミスや支払い漏れを防止できます。後日の照合作業もスムーズです。
請求書の発行日
請求書の発行日は、実際に発行・発送する日、サービスの納品日など取引先のルールに従って設定します。その際、請求書と同じ発行日にする必要があります。
請求先情報
請求先の情報として、請求先の会社名、郵便番号、住所、電話番号、部署名を記載します。担当者がいる場合は、部署名に続いて、担当者名を記載することが一般的です。担当者が決まっていない場合は、社名を記載するか、社名に続いて部署名を記載します。
請求元情報
請求元の会社名、郵便番号、住所、電話番号、部署名、必要に応じて担当者名を記載します。メールでやり取りする場合は、担当者のメールアドレスも記載します。
請求明細書が必要な取引と不要な取引
請求明細書が必要であるかは、取引内容によって異なります。おもに、以下のケースでは請求明細書の発行が必要です。
- 取引内容が多岐にわたる場合
- 大手企業や複数の取引先を持つ企業との取引
- 1回の取引で多種多様な商品やサービスを扱う建設業や製造業などとの取引
- 請求金額の算定過程が分かりにくい取引
一方、請求明細書が不要なケースとして以下が挙げられます。
- 取引内容がシンプルで、請求書に記載された内容で内訳が明確に分かる取引
請求明細書の発行は任意ですが、取引先から発行を求められた場合は、応じなければなりません。
請求明細書を作成するメリット
請求明細書を作成することで、業務のスムーズな進行やトラブル防止に役立ちます。メリットを2つに分けて解説します。
請求書の処理や確認がスムーズにできる
請求明細書を作成することで、多岐にわたる取引であっても、請求元、請求先どちらも容易に内容を確認できます。請求金額の照合や、取引内容と支払対象との相違の確認もスムーズです。その結果、確認の手間が減り、請求処理業務も滞りなく進行可能です。
トラブルを防止できる
請求明細書があることで、取引の内訳が確認できるため、請求漏れや過剰請求といった請求トラブルを未然に防げます。また、万が一、トラブルや相違が発生したとしても、ミスの原因となったトラブルの確認も容易です。請求明細書は、水増し請求や不正を行っていないという証明にもなります。
支払明細書とは？
支払明細書は支払い金額に誤りがないかを示す書類です。書類の役割や作成ポイントを詳しく解説します。
取引内容と支払い金額を事前に確認する書類
支払明細書は取引内容、支払い金額を互いに確認し、認識の齟齬をなくすために発行される書類です。一般的に、一定期間の取引金額をまとめる際に作成されます。ちなみに、支払明細書は請求明細書と呼ばれることもあります。
支払明細書の作成ポイント
支払明細書を作成する場合には以下の内容を記載します。
- 書類の名前：支払明細書と上部に記載する
- 送付する会社の名前：取引先や担当者の名前を記載する（企業の場合は「○○株式会社 御中」と記載）
- 発行日時：書類を発行する日付を記載する
- 発行した企業の情報：企業名、担当者名、電話番号を記載する
- 残高の情報：取引日と支払日がずれている場合は、残高情報を記載する（掛取引の場合）
- 取引の内容：金額や商品、サービス名などを記載する
請求書、請求明細書、支払明細書の違いについて
請求書と請求明細書の違いは「商品の詳細な明細を記載しているかどうか」です。提供した商品やサービスの内容を細分化し、それぞれどのくらいの単価が発生しているのかを記載するのが請求明細書となります。
※ただし前述の通り、請求書に詳細な明細が記載されている場合もあります。
一方、支払明細書と請求書の違いは「支払いの要求があるかどうか」です。支払明細書で支払義務がある金額を記載し、請求書で金額を請求するという役割に分担されています。
請求書、請求明細書、支払明細書の注意点
請求書、請求明細書、支払明細書を作成する場合には注意点があります。各種書類に共通する注意点を7つ紹介します。
請求書、請求明細書、支払明細書の記載内容にミスがないことを確認する
取引内容を正確に証明する書類としての役割を果たすためには、金額などは特に注意して作成する必要があります。担当者名や口座番号、前株後ろ株などの情報はしっかりと確認して発行しましょう。
請求書、請求明細書、支払明細書は再発行ができない場合もある
企業のルールや用途次第では、各種書類の再発行ができないケースもあります。そのため、紛失しないよう大切に保管しておくことはもちろんのこと、万が一の場合に再発行できるかを事前に確認しておくことは重要です。
請求書、請求明細書、支払明細書を送付する際には「送付状」も一緒に添付する
請求書などの書類を送付する場合には、送付状を添付することが大切です。法律上定められているわけではありませんが、ビジネスマナーの観点では定着しています。また、近年はメールにPDFファイルをつけるケースも増えていますが、その場合も送付時の文面を考えておくことが大切です。丁寧な対応になるよう、事前に送付状を作成しておきましょう。
請求書、請求明細書、支払明細書をメールで送付する場合には先に了承を得る
メールで請求書や請求明細書などを送付する場合には、まず相手企業から了承を得る必要があります。送付方法によって相手企業の受け取り方法や保存方法が変わるためです。事前に了承を得ておけば、何らかの不手際が発生した場合にもトラブルに発展することも少ないので、事前に取り決めをしておきましょう。
また、その際原本を送付するかどうかも併せて確認しておくとスムーズな取引ができるでしょう。
請求書、請求明細書、支払明細書のスタイルはそれぞれ統一する
各種書類を作成する際はフォーマットを用意して、常に同じ書面形式を使うようにしましょう。毎度同じフォーマットを使用することで、取引先の企業には情報を伝えやすくなり、自社でも書類を管理しやすくなるためです。工数を削減できるメリットもあるため、統一して作成しましょう。
改正電子帳簿保存法によって請求書など各種書類の保存要件が改正された
電子帳簿保存法によって各種書類は要件に則った上でデータ保存することが可能です。ただし、改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行され、書類を電子保存するためのさまざまな要件に改正が行われました。
そのなかには電子化に取り組みやすくなるような要件の緩和や、要件を満たさない電子化を行った際の罰則の強化も含まれており、知らぬ間に法に抵触するケースもあります。特に、PDFの請求書をメール添付して送付するなどの「電子取引」において、取引データの電子保存が義務付けられた点には注意が必要です。
法律の定める保存要件をアナログな管理方法で満たすのは困難です。しかし、電子帳簿保存法の定める保存要件に対応したクラウドサービスであれば、法律に沿った請求書等の作成・発行ができます。改正電子帳簿保存法への対応に課題を抱えている場合には利用を検討してみましょう。
請求書、請求明細書、支払明細書の送付方法
請求書、請求明細書、支払明細書のおもな送付方法として、郵送、メール、FAXがあります。それぞれの特徴とメリット、デメリットを解説します。
郵送
請求書、請求明細書、支払明細書は、それぞれ信書便法上、信書にあたります。そのため、郵送する場合は、定型郵便やレターパック、スマートレターなどを使用しなければなりません。
郵送する場合は、宛先や送付枚数を記載した送付状を添えます。送付状があることで、送付内容を確認しやすくなります。郵送での送付は、正式書類としての印象を与えられるというメリットがある一方で、到着まで時間がかかる、紛失リスクがあるといったデメリットもあります。
メール
請求書、請求明細書、支払明細書をメールで送付する場合、PDFファイルにする方法と、電子データをダウンロードするアドレスを送付する方法に分けられます。PDF形式で送付すれば、改ざんの心配がなく、スキャナで読み取ることで、書面のまま保存が可能というメリットがあります。データの保管や共有がしやすく、セキュリティ対策を講じやすい点もメリットです。
一方、誤送信や添付漏れのリスクがある点や、取引先がファイルを開けない場合がある点には、注意が必要です。
FAX
FAXでの送付は、あくまでも取引先から了承を得た場合や要望があった場合に限られます。すぐに送信・確認できる点はメリットであるものの、解像度が低く書類の視認性が落ちることから、FAXでの送付を禁じている企業も少なくありません。また、紛失しやすく、放置される恐れがある点も企業が積極的に利用しない理由に挙げられます。
請求書、請求明細書、支払明細書をFAXで送付したら、後日請求書の原本も郵送します。その際、事前にFAXで送付していることを送り状に記載しましょう。
まとめ
本記事では請求書、請求明細書、支払明細書の違いと作成ポイント、メリットなどを解説しました。各種書類には違いがあり、それぞれの役割を把握することで、発行時期や作成する際に必要な情報などを理解できるでしょう。
しかし、各種書類は作成するのみではなく、適切に管理・保存をする必要があります。また、管理には工数がかかってしまうでしょう。煩雑な管理や電子帳簿保存法への対応に頭を抱えている場合には、クラウドサービスを利用するのがおすすめです。
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