エクセルで納品書と請求書を連動させて業務を効率化！方法や注意点をわかりやすく解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。納品書や請求書の作成業務は毎月発生します。この記事では、書類の作成を少しでも効率化したいと考える経理担当者に向けて、エクセルで請求書を作成する手順や納品書と連動させる方法などを解説します。押さえておきたい注意点についても解説するため、ぜひ役立ててください。

納品書と請求書を連動させたほうがよい理由

納品書と請求書の連動は、業務効率の向上につながります。ここでは、納品書と請求書の連動による具体的な効果を解説します。

納品書と請求書は共通する項目が多い

納品書と請求書は記載する項目の多くが共通しているため、連動による運用がおすすめです。具体的には、宛先、自社情報、連番、発行日、品名などが共通しています。納品書と請求書を連動させれば、よりスムーズな処理が可能です。たとえば、企業によっては納品書と請求書を統合し、「納品書兼請求書」を発行する場合もあります。

業務の効率化ができる

納品書と請求書をあらかじめ連動させておくと、後から処理する際も迅速に業務を進められます。業務の効率化につながり、無駄な作業の削減も可能です。また、1つの案件の処理にかかるスピードが速くなるため、顧客に対するサービスの品質向上も目指せます。

入力ミスを減らせる

納品書と請求書を連動させれば、入力ミスも防止できます。情報を手動で入力している場合、ヒューマンエラーによるミスを完全にはなくせません。しかし、エクセルで納品書と請求書を連動させると手動で入力する機会が減り、ミスも少なくなります。納品書と請求書で情報の相違が生じなくなり、取引先を混乱させる心配もなくなります。

エクセルで納品書と請求書を連動させる方法

エクセルで納品書と請求書を連動させるには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。

納品書と請求書を同じファイルのなかに作成する

エクセルで納品書と請求書を連動させるには、同じファイルの中に納品書と請求書を作成すると簡単です。ファイルが同じであればすぐに参照でき、内容をスムーズに連動させられます。

請求書に納品書を参照する設定をする

請求書において、納品書のデータを参照する設定をする方法もあります。請求書で納品書と同じ内容を記載したい箇所に関数を設定する方法です。たとえば、納品書のE7のセルを請求書で参照したい場合は、該当箇所に「=納品書!E7」と入力します。これにより、納品書のデータを変更すると、請求書のデータも自動で更新されます。

エクセルで納品書と請求書を連動させるための準備

ここでは、エクセルで納品書と請求書を連動させるためにどのような準備が必要か解説します。

請求先のリストを作成する

納品先のリストは請求先のリストと同じであるケースが多い、まずは請求先のリストを作成しましょう。リストを作ると、納品先と請求先の状況を一覧で確認できます。納品書や請求書の作成数についても簡単に把握が可能です。これにより、書類の作成漏れにもすぐ気づけます。また、分かりやすいリストを作るには、会社名、部署名、住所などの必要な情報を絞り込むことが大切です。

テンプレートを用意する

納品書と請求書を連動させて運用するうえでは、あらかじめテンプレートを作成しておくと便利です。どの取引先とのやり取りでも共通する項目が多いため、テンプレートがあればスムーズに作業できます。なお、テンプレートに含める項目を請求書のリストの項目と対応させると、確認しやすくなります。テンプレートの具体的な作成方法については後述するため、あわせて参考にしてください。

エクセルで請求書のテンプレートを作成する手順

納品書と請求書の記載内容はほとんど同じであり、請求書のテンプレートを作成すれば、数か所の表示を変更するだけで納品書のテンプレートを作成できます。ここでは、請求書のテンプレートの作成方法を解説します。

1.印刷用紙のサイズを設定する

まずは印刷用紙のサイズを設定します。ページレイアウトタブからサイズをクリックし、必要なサイズを選択しましょう。一般的に請求書はA4サイズが主流です。

2.タイトルを「請求書」とする

1～2行目の複数のセルを選択し、「セルを結合して中央揃え」を設定します。そして「請求書」と入力しましょう。フォントや文字の大きさなどを調整し、タイトルとして見やすく整えてください。

3.宛先・請求番号・請求日の入力欄を設定する

宛先・請求番号・請求日など、請求書に必要な情報を入力するための欄を用意します。宛先は、左側への配置が一般的です。「株式会社○○御中」としておきましょう。また、請求番号と請求日は右側に配置します。「請求番号：」「請求日：」としておくと、テンプレートを利用する際に迷わず入力できます。

4.発行者情報を設定する

発行者情報を記載するスペースは、請求番号と請求日の下に設けます。テキストボックスを作成するか、複数のセルを結合してスペースを作りましょう。発行者情報には、請求元である自社の情報を入力しておきます。具体的には、会社名・住所・電話番号・メールアドレス・適格請求書発行事業者の登録番号を入力します。基本的に発行者情報は変わらないため、テンプレートを作成する時点で正しい情報を記載しておきましょう。

5.請求金額の入力欄を設定する

請求書には、請求金額の入力欄も必要です。宛先の下に2行空け、「下記の通りご請求申し上げます。」という文言を記載します。さらに下に1行空け、「ご請求金額」と「お支払い期限」の入力欄を用意しましょう。

6.取引内容・請求明細欄を設定する

取引内容と請求明細欄を設定します。必要な項目を各列に配置しましょう。主な項目は、No.・項目・数量・単位・単価・税率・税抜金額・備考などです。欄の広さは記載内容に合わせて調整する必要があります。たとえば、商品名を記載する項目には、長い文言を記載するケースもあります。そのため、テンプレートの時点でセルを結合し、広めのスペースを確保しておくとよいです。自社の取引内容を考慮し、使いやすく設定しましょう。

7.金額表示欄を作成する

各金額を示すための欄も作成します。具体的には、小計・消費税額・合計の欄が必要です。小計の欄には、金額の欄の全体を指定したSUM関数を入力しましょう。消費税額の欄には「=小計欄のセル番地*消費税率」を入力します。たとえば、小計欄のセル番地がH32、消費税が10%の場合、「=H32*10%」と表します。また、合計の欄には、「=小計欄のセル番地＋消費税のセル番地」を設定してください。

8.振込先を設定する

振込先は、請求書の一番下に記載します。テキストボックスを作成するか、複数のセルを結合してスペースを設けましょう。振込先として、銀行名・支店名・口座番号・会社名を入力します。振込先の情報も基本的には変わらないため、テンプレートを作成する時点で正しい情報を記載しておくとスムーズです。取引先に振込手数料を負担してもらう場合は「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担ください。」と記載します。

エクセルで納品書と請求書を連動させる際の注意点

エクセルで納品書と請求書を連動させる際は、気をつけたいこともあります。以下で具体的な注意点を解説します。

エクセルでの管理には限界がある

エクセルを活用すれば納品書と請求書を連動させられますが、管理には限界があるのも事実です。たとえば、取引先が増えると、エクセルでは納品書や請求書の管理業務が煩雑になるおそれがあります。請求漏れや二重請求が発生したり、必要な書類を誤って削除したりするミスも懸念点です。また、エクセルでの管理が属人化し、担当者がいないと状況を把握できなくなるリスクもあります。管理する書類の数が増えたら、エクセル以外の管理方法も視野に入れましょう。

請求管理システムの導入を検討する

請求書や納品書の枚数が増えた場合、請求管理システムの導入がおすすめです。システムで管理すれば、作業全体を大幅に効率化できます。納品書と請求書を単に連動させるだけでなく、他にも便利な機能を活用できます。請求に関する一連の業務を一括で効率化でき、便利です。また、インボイス制度にも対応している請求管理システムを選べば、少ない手間で適切に書類の作成や管理ができます。

まとめ

エクセルを活用すれば、納品書と請求書を連動させられます。ただし、エクセルによる書類の作成や管理はミスも起こりやすく注意が必要です。取引先や枚数が増えてきたら、請求管理システムの導入も検討しましょう。発行書類の電子化により、業務効率化やコスト削減なども期待できます。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、見積書から請求書までクラウド上で簡単に作成できます。請求日から入金予定日までの可視化も可能です。書類はすべてクラウド上で確認でき、連携もスムーズに行えます。無料トライアルを実施しているため、ぜひ申し込みを検討してください。無料でトライアルしてみる