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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。「口座振替」は企業にとって安定した集金を実現できる魅力的なシステムですが、導入のためにどのような手順や準備が必要なのか分からないケースも珍しくありません。
また、口座振替によって請求や回収作業が楽になることは把握しているけれど、具体的なメリットをもっと知った上で導入したいと考える企業も多いでしょう。本記事では、口座振替の導入方法と、導入におけるメリット・デメリット、導入時の注意点について解説します。
口座振替とは？仕組みを解説
そもそも口座振替の意味や仕組みを理解していないと、そのメリットを有効活用できません。まずは以下を参考に、口座振替の基本を確認しましょう。
顧客の銀行口座から自動で引き落としをする方法
口座振替とは、金融機関の口座から自動で引き落としができる決済手段です。ユーザーにとっては自動での支払いが可能となるため、毎回振込の手間がかからなくなるのが特徴です。
商品の購入・サービス利用に必要な料金の支払い時に使われる
口座振替は、主に商品の購入やサービスの利用にかかる料金の支払いに使われます。ユーザーにとっては、振込の煩わしさから解放されるだけでなく、支払手数料が事業者負担になるなど多くのメリットが得られます。企業にとっても、ユーザーの支払いにかかる負担を軽減できるため、商品やサービスを購入してもらいやすくなります。
口座振込との違い
口座振込は、事業者が指定した銀行口座へユーザーが代金を振り込む決済方法です。利用のたびに振込手続きが必要で、窓口・ATM・ネットバンキングなどから利用できます。振込手数料は基本的にユーザー負担です。
一方、口座振替は口座を一度登録すれば自動で引き落とされるため、毎回の手続きは不要です。継続利用しやすく、手数料は基本的に事業者負担となるため、ユーザーの離脱防止にもつながります。
口座振替の導入方法
口座振替の導入時には、いくつかの方法から選択が可能です。口座振替の具体的な導入方法について解説します。
金融機関ごとに直接契約をする
口座振替を導入する際には、金融機関ごとに個別で契約を行う方法があります。それぞれの金融機関に対して口座振替の申請を行い、審査を通過することで利用が可能となります。口座振替導入時に必要な審査には時間と手間がかかるため、複数の金融機関を利用する場合には注意が必要です。
決済代行サービスを経由して契約する
口座振替の導入時には、「決済代行サービス」を使うことも検討されます。口座振替の決済代行サービスを経由すれば、金融機関ごとに必要な手続きを削減することが可能です。
口座振替の決済代行サービスとは？
口座振替の決済代行サービスは、導入時の負担や顧客増加時の手間をを削減してくれることで注目を集めています。口座振替の決済代行サービスが持つ魅力や仕組みの詳細について解説します。
口座振替を代行して行ってくれるサービス
口座振替の決済代行サービスとは、その名の通り口座振替の手続き作業を代行してくれるサービスです。本来は、金融機関で実施する審査や手続きを、専門知識を持つ代行業者を通して行えるため、導入のハードルを下げられます。決済代行サービスが提携している複数の金融機関と同時に契約ができるので、さまざまな銀行口座で口座振替が可能となるのが魅力です。
口座振替導入のメリット
口座振替サービスの導入には、さまざまなメリットがあります。企業とユーザーの両方にメリットがあるため、以下を参考に具体的な内容をチェックしてみてください。
入金管理の負担を軽減できる
口座振替の導入によって、決済代行会社が引き落としや入金データを一括管理するため、入金確認や消込作業の負担を軽減できます。また、金融機関ごとの手続きが不要になり、管理業務の効率化にもつながります。
利用継続率を高められる
口座振替の導入によって、商品の購入やサービスの利用料金の支払いが簡単になります。ユーザーの負担が少なくなるため、利用継続率が高まるのがメリットです。途中解約や支払いの遅延が多い場合には、自動引き落としが行われる口座振替の導入がおすすめです。
顧客の支払いニーズに応えられる
口座振替で支払い方法を増やせば、顧客のニーズに応えることができ、顧客満足度の向上につながる点もメリットです。例えば、クレジットカードを持っていない、セキュリティ面などから使いたくないユーザーは、口座振替が利用できるサービスに魅力を感じるでしょう。支払い方法が多様化しているからこそ、口座振替を導入して特定の顧客ニーズに応えていくことも重要です。
回収率が上がる
口座振替による自動化を進めることで、代金の未収金のリスクを減らせるのもメリットです。毎月自動で口座から支払いができれば、振込を忘れてしまったり、振込先の口座を間違えたりといったミスを防げます。顧客に対して未払いの請求や支払い確認をする機会が減るため、経理業務の負担軽減になる点も魅力です。
手数料が比較的低く、コスト削減につながる
口座振替は手数料が比較的安価なため、集金にかかるコスト削減につながる点もメリットです。具体的には口座振替が1件あたり100〜150円程度かかるのに対して、クレジットカードは平均の3.5%です。1万円の請求に対して350円程度のコストが必要になります。数百円規模の差があるため、契約が長期化して支払い回数が増えるほどコストが削減されます。
口座振替導入のデメリット
口座振替には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。口座振替の導入時に注意しておきたいデメリットについて解説します。
口座振替の導入に必要な作業が面倒
口座振替を直接導入する場合、利用する顧客ごとに口座振替依頼書を送付し、顧客に記載/押印してもらう必要があります。その後、口座振替依頼書について金融機関の審査を受けます。インターネットを通して顧客と契約する場合でも、郵送で口座振替依頼書のやり取りを行わなければなりません。
また、口座振替依頼書の手続きの前に、顧客に口座振替への切り替えを打診する必要があります。個別に口座振替に対応した旨の案内を送付し、希望された取引先様に対して口座振替依頼書を郵送します。このように、顧客が新たに増えたときなど、口座振替を開始する時に、時間と手間がかかる点がデメリットです。
決済代行サービスの選定に時間がかかる
口座振替の導入時には手続きを簡略化できる決済代行サービスの利用がおすすめですが、サービス選定にはある程度の時間がかかります。サービスごとに引落日が異なり、回収金の振込スケジュールや振替依頼の締め日のサイクルも違いがあります。自社の要件を満たす事業者を見つけるには、時間がかかる可能性を考慮しなければなりません。
すぐに自社にピッタリの口座振替代行サービスを利用できないケースがある点も、デメリットのひとつです。
未回収リスクが発生する
口座振替は他の決済方法と比べて代金を回収しやすい一方で、未回収が発生する可能性はあります。顧客の口座残高が不足している場合は引き落としができず、代金を回収できません。特に商品やサービスを先に提供し、後から代金を引き落とす後払いでは未回収リスクがあります。一方、引き落としを確認してから提供する先払いであれば、リスクを抑えられます。
口座振替の導入に必要な費用について
口座振替の導入時に決済代行サービスを使う場合には、基本的に費用がかかります。具体的にどのような費用がかかるのかについて、以下で解説します。
口座振替の導入にかかる費用の種類
口座振替の決済代行サービスを利用する場合には、初期費用、月額基本料、振替手数料などが必要になります。それぞれの種類ごとにどの程度の費用がかかるのかを、事前に確認しておくことがポイントです。
金額や費用の名目は代行サービスごとに変わる
口座振替の決済代行サービスごとに、費用の金額や手数料の名前は変わります。まずは、いくつかのサービスの費用を事前に確認し、それぞれの金額を比較するのがポイントです。予算をオーバーしていないか、より安い費用で利用できるサービスがないかなど、こまめに確認を行った上で契約を行いましょう。
口座振替の導入手続きの手順
口座振替を導入する際には、3つのステップを踏む必要があります。以下で詳しく解説します。
1. 契約方法を決定する
まずは、金融機関と直接契約するか、決済代行サービスを利用するか、契約方法を決めます。自社の規模や取引件数、顧客数などを考慮して選びましょう。
2. 顧客に口座振替依頼書を記入・提出してもらう
契約後、顧客に口座振替依頼書を記入してもらいます。口座振替依頼書は、銀行口座からの自動引き落としを金融機関へ依頼する書類です。記入項目は以下のとおりです。
- 金融機関名
- 口座番号
- 預金種別（普通・当座）
- 口座名義・フリガナ
- 住所
- 電話番号
3. 受領した口座振替依頼書を提出する
顧客から受領した口座振替依頼書を、金融機関または決済代行会社へ提出します。振替日によって提出期限が決まっているため、期限内に送付しましょう。提出後は、金融機関または決済代行会社が口座振替の手続きを進めます。
口座振替導入時の注意点
口座振替の導入時には、事前に把握しておくべき注意点がいくつかあります。以下を参考に、口座振替を導入する際に把握しておきたいポイントを確認しましょう。
振替依頼締め日と自社の締め日の期間を確認
振替依頼締め日と自社の締め日の期間が短い場合、作業に余裕がなくなる場合があります。そのため、先に振替依頼締め日と自社の締め日の期間を確認しておくと良いでしょう。
導入までの期間を確認
口座振替の導入時には審査が必要となるため、申請してから実際に利用できるまでには時間がかかります。 金融機関や決済代行サービスによっては、導入までに長い待ち時間が発生する場合があるので注意が必要です。導入までの期間を事前に確認して、なるべく審査がスピーディに終わるサービスを選ぶのもポイントになります。
オンライン登録ができるか確認
口座振替の決済代行サービスを選ぶ際は、オンライン登録に対応しているかも確認しましょう。オンライン登録に対応していれば、ユーザーはインターネットから手続きできます。また、手続きの迅速化や人的ミスの削減、ペーパーレス化につながります。
他の決済手段と一元管理ができるか確認
口座振替を導入するのなら、別の決済手段と一元管理できるか確認が必要です。決済代行サービスが銀行振込やクレジットカードにも対応していると、まとめて支払い状況を管理できるため経理の負担が減ります。基本的にどの企業でも口座振替以外のさまざまな支払い方法が利用されるため、一元管理の可否は確認しましょう。
サポートは充実しているかも重要
口座振替の決済代行サービスを使う場合、サポート制度の充実度もチェックしましょう。サポートの対応力が高いサービスを選ぶことは、万が一の際にも安心して利用できる環境づくりにつながります。決済代行サービスのホームページを確認し、具体的なサポート内容や範囲について確認するのがおすすめです。
口座振替依頼書のデータ化ができるか確認
口座振替依頼書をデータ化できるかどうかも確認しましょう。データ化できると、紙の管理や郵送のコストを削減できます。また、情報の検索や更新がしやすくなり、紛失や誤記入のリスクを減らし、手続きを効率化することも可能です。
専用ソフトの導入も検討してみる
口座振替を利用する際には、専用ソフトの導入も検討されます。例えば「MakeLeaps」なら、「口座振替連携」機能によって振替データの自動生成などが可能です。口座振替サービスの導入後に必要な振替依頼データの登録作業や、回収結果の消込作業など、本来は手作業が必要な業務を簡略化できます。
また、口座振替による決済が管理できるだけでなく、銀行振込による入金管理を含めた売掛金が一元的に管理できます。さらに、面倒な口座振替依頼書のやり取りも、「MakeLeaps」とリコーリースなら、取引先様への案内文送付の自動化や振替依頼書のデジタル化が可能な、「招待機能」があります。得意先様とのやり取りはワンタッチで完結します。
このように、「MakeLeaps」は、経理の負担軽減と業務効率の向上に貢献できるシステムになっているため、口座振替と合わせての導入がおすすめです。
まとめ
口座振替の導入には、所定の手続きを踏んで審査に通過する必要があります。事前に手続き内容や決済代行サービスの利用について理解を深めておけば、スムーズに口座振替の導入が進められるでしょう。この機会に口座振替の導入方法をチェックし、自社で利用するための流れを確認してみてはいかがでしょうか。
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