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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
納品書を郵送する場合には、封筒の表面に「在中」を記載するか否かで迷うこともあるでしょう。封筒の表面に「在中」を記載しなくても良いのなら工数を削減できると感じている方もいるのではないでしょうか。
本記事では納品書の封筒に記載する理由や、「在中」の意味、納品書の書き方の基本、ポイント、注意点を解説します。是非参考にしてください。
納品書における「在中」とは？
ここでは納品書における「在中」の意味や役割などを解説します。
「在中」は納品書などの重要書類を郵送する際に記載する
納品書「在中」とは、重要な書類が入っていることを相手に伝えるための手段として記載します。受け取った相手は封筒を開けずに書類の内容を確認できるため、受け取り側で郵便物を理解しやすいというメリットがあります。
企業によっては大量の書類が送付され、毎日必要書類とそうでない書類を分けて処分しているところもあるでしょう。中にどんな書類が入っているかをひと目で理解できなければ、中身を見ずに処分されてしまうリスクや、うまく相手に伝わらない可能性があります。
このような渡し損ねを防ぐために「在中」を記載するのです。
在中はビジネスマナーの一環
「在中」を記載することは義務ではありません。そのため、極端に言えばそのまま送付しても全く問題はありません。しかし「在中」の記載はビジネスマナーの一環として知られています。
請求書、領収書、重要書類の送付時にも使われる「在中」はビジネスマナーとして記載するのが望ましいでしょう。
納品書に在中と記載する理由
納品書に在中と記載する理由は大きく6つあります。
納品書が必要な担当者にスムーズに届けられる
納品書在中と記載されていれば、誰宛のものなのかがすぐに分かります。また、大切な書類が相手企業のなかで埋もれてしまうリスクを減らせるという点もメリットです。
納品書が必要な担当者にスムーズに渡すために「在中」を記載します。
「納品書在中」によって重要書類として認識してもらえる
納品書在中と記載されている書類は重要書類として認識されます。封筒を確認する人が優先して担当者に渡してくれる可能性が高いため、素早く必要な担当者のもとに渡ります。
また、担当者に渡った後も中身が不明な郵送物として放置されず、素早く開いてもらえることも納品書に「在中」を記載すべき理由です。
「納品書在中」と書くことで納品書を丁寧に扱ってもらえる
納品書在中と記載されていれば、基本的に乱暴に開けられることがありません。中身の書類が破れてしまったり、折れてしまったりというトラブルを防ぎ、読めない状態で担当者に渡るリスクを減らせます。
「納品書在中」とあれば忙しいときでもすぐに確認が可能
企業によっては毎日大量の郵送物に対応しなければならないことがあります。その際に「在中」と書くことで、重要な納品書が入っていることについて、封筒を開けずに確認できます。
開ける手間をかける前に内容を把握できているため、忙しくても対応してもらいやすくなるでしょう。
「納品書在中」と記載することで取引企業からの信頼度を高められる
先に記載した通り、在中はビジネスマナーの一環です。そのため、正しい「在中」の書き方をマスターしておけば、相手企業からの信頼を得られます。
信頼度を高めるという意味でも「納品書在中」は重要です。
「納品書在中」によって相手企業の作業負担を減らせる
「納品書在中」と記載されていれば、開封し中身を確認、分類するという手間が削減されます。相手企業の負担を減らすことにつながり、心遣いができる企業という印象を与えることができます。
「納品書在中」を封筒に書く際のポイント
納品書在中を封筒に記載する際、どのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。ここでは、5つのポイントを紹介します。
封筒に書く会社名は省略しない
封筒へ会社名を記載する場合には（株）ではなく、株式会社と記載しましょう。また、自社の社名も省略しないことがビジネスマナーとして定着しています。
送付先が組織は「御中」、個人は「様」で使い分ける
送付先が会社や部署など組織宛の場合は「御中」。担当者など、個人宛の場合は「様」と記載するようにしましょう。
また、個人の役職名が分かっている場合にはそちらも記載することが大切です。
ちなみに、会社内で個人宛に納品書を送付する場合には、社名に「御中」を記載しません。「株式会社〇〇 人事部 御中 〇〇〇〇様」と記載するのは誤りです。
「納品書在中」の文字は青色か赤色で記載する
納品書在中の文字には、青や赤などを使用しましょう。封筒の宛名書きと同じ黒色だと目立たず見落としの原因となるためです。
縦書きなら左下、横書きなら右下に「納品書在中」と書く
納品書在中を記載する場合には目立つ場所に記載することが大切です。一般的には縦書きなら左下、横書きなら右下に記載するのが良いでしょう。
また、納品書在中の文字を太字で大きく書くなど、パッと見て分かるようにすることも大切です。
送付数が多いときには「納品書在中」のスタンプなどを使う
封筒の送付数が多い時には「納品書在中」と記載されたスタンプを使用するのが効果的です。スタンプを使うことで時短になるためです。
また、手書き文字では汚くなってしまう時にもスタンプで使うことで綺麗に仕上げられます。
納品書の文字は定規で四角で囲む
納品書在中と手書きで記載する場合は、文字を四角く囲み、より目立たせましょう。その際、フリーハンドでは直線がゆがんで見え、見栄えが悪くなります。定規を使い、綺麗な直線で囲みましょう。
納品書を入れる前に封筒に必要事項を記入する
納品書を入れる前に、住所や宛名、納品書在中などの必要事項を封筒に記載しましょう。封筒に納品書を入れてからスタンプを押したり、文字を書いたりすると中にインクが染みわたったり、にじんだり、文字やスタンプが歪んだりする可能性があります。
重さに応じた切手を貼る
封筒に貼る切手の金額は、封筒の大きさと重さで異なります。定形郵便物、定形外郵便物それぞれで重さに応じた切手を貼りましょう。長形3号は定形郵便物、角形2号は定形外郵便物です。切手代は定形郵便物であれば50gまで110円、定形外郵便物は50g以内で140円です。
納品書を商品と同時に発送する際の注意点
納品書を商品が入ったダンボールに入れて、同時に発送することもあるでしょう。その際の注意点について解説します。
ダンボールに入れる場合は封をしない
納品書は、信書に該当します。そのため、原則、商品に同封して宅配で送ることはできません。ただし、郵便法第4条第3項で、無封の状態に限り、納品書を納品物と一緒に送ることは許されています。納品書を商品が入ったダンボールなどに同封する場合は、封筒の封をしてはなりません。
※参考：郵便法 | e-Gov 法令検索
ダンボール箱の外側や内側に貼り付ける場合専用の糊付きビニルを使う
商品が入ったダンボールの外側や内側に納品書を張り付ける場合は、表面に「納品書在中」と印刷された、専用の糊付きビニルを使うとよいでしょう。納品書をそのままダンボールに張り付けると、雨に濡れたり、破損したりする危険性があります。納品書在中」と印刷された、専用の糊付きビニルを使いましょう。
納品書を発送するのならレターパックが使いやすい
納品書を発送する際にはレターパックがおすすめです。ここではレターパックのメリットについて紹介します。
納品書は「信書」にあたるため送付方法が限定される
納品書は「信書」としての位置付けになるため、定められた送付方法以外では送ることができません。具体的には、ゆうメール、ゆうパック、宅急便などでは送付不可となります。そのため、単体で送付するのならレターパックがおすすめです。
ちなみに、荷物に無封の添え状や送り状を添付して、配送してもらうことは法律上問題ありません。
レターパックなら納品書も全国一律料金で送付できる
レターパックで納品書を送付する場合、全国一律料金で送付できます。そのため、さまざまな地域に納品書を送る場合にはお得になるケースもあります。
追跡サービスが利用できるため納品書の紛失リスクがない
レターパックは追跡機能が用意されているため、納品書がどこにあるのか、配送状況が分かります。また、発送状況を問い合わせることも可能なため、きちんと到達したことを確認できる点も魅力です。
紙の納品書のデメリット
紙の納品書には、コストがかかる、ヒューマンエラーが発生するといったデメリットがあります。ここでは3つのデメリットについて解説します。
時間と手間がかかる
紙の納品書は、データ入力、取引先ごとのフォーマット調整、印刷、三つ折り、封入、郵送、ファイリングと多くの工数が発生し、時間も手間もかかります。前述したようなルールやマナーを考慮しながら正しく作成、送付することは大きな負担がかかるでしょう。
ヒューマンエラーが発生する可能性が高い
手作業が多いほど、入力ミスや送付ミス、記載項目の抜け漏れなどが発生するリスクが高まります。些細なミスであっても、取引先に不信感を与える原因となります。また、金額や数量などを間違えた納品書を送付した場合、再発行や再送手続き、謝罪対応など追加の業務負担が発生します。
コストが増える
紙の納品書は印刷用紙代、インク代、封筒代、切手代といった費用が掛かります。加えて、書類を保管するコストも必要です。1回あたりの金額は少額でも、年間でみれば相当のコストになるでしょう。とくに、多数の納品書を取り扱う事業者にとって、そのコストは無視できないものになっています。
納品書を電子化するメリット
納品書を電子化するとシステム上で作成・送付できるようになります。その結果、以下のようなメリットが生まれます。
・印刷・封入・郵送などの作業が不要になる
・宛名や金額などを自動入力できるため、記入ミスや金額間違いといったヒューマンエラーを防止できる
・送付履歴が残るため、納品書が届いていないというトラブルを回避できる
・紛失・破損するリスクを減らせる
・用紙代、インク代、封筒代などにかかるコストを削減できる
・検索機能により、必要な納品書を容易に探し出せる
納品書の電子化にはクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ
納品書を電子化するには、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめです。納品書をはじめ、見積書・請求書などの帳票に関わる全てのデータをWeb上で連動でき、各種帳票・数字の一元管理が可能になります。「帳票作成にかかる手間が減り、納品書の送付がワンクリックで完了します。また、テンプレートへ入力するだけで納品書の作成が完了するため、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
まとめ
本記事では納品書の封筒に記載する「在中」の意味や納品書の書き方の基本、ポイント、注意点、納品書の送り方を解説しました。納品書を送付する際に「在中」を記載することは法律で義務付けられていません。
しかし、丁寧に記載することで確実に相手の元へ届く点や、信頼関係を構築できる点でメリットが大きいです。送付の際は納品書在中を記載するのが望ましいでしょう。また、郵送の際は本記事の内容をもとにして正しく送付してみてください。
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