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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
領収書を電子化する際は、さまざまな要件を満たさなければなりません。この記事では、領収書を電子化したいと考えている人に向けて、領収書の電子化の方法やポイントなどを解説します。注意点や押さえておくべき電子帳簿保存法のルールについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
領収書の電子化とは？
領収書の電子化とは、そもそもどのようなものなのでしょうか。ここでは、電子領収書の概要や有効性を解説します。
電子領収書の概要
電子領収書とは、電子データとして発行・保存された領収書のことです。その性質から、デジタル領収書とよばれる場合もあります。具体的には、紙で発行または受領した領収書を撮影またはスキャンして電子化した領収書が、電子領収書に該当します。また、取引において、PDFなどの電子データにて送受信された領収書も電子領収書に該当します。
電子領収書の有効性
領収書は、国税関係書類のうちの取引関係書類にあたります。従来は紙でしか保存できませんでしたが、電子帳簿保存法によって電子データによる保存が認められるようになりました。改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行され、電子領収書の発行や保存に関する要件が変更されています。詳細は後述します。
領収書を電子化する方法
領収書を電子化する方法として、専用システムを利用する、PDF化する方法があります。それぞれについて解説します。
専用システムを利用する
専用の電子帳票発行システムを導入する方法では、システムに記載内容を入力すれば簡単に電子領収書を発行できます。電子帳簿保存法に対応した電子帳票発行システムであれば、最新の法要件を満たした運用もスムーズです。
PDFを作成する
ExcelやWordなどのシステムや紙での領収書は、PDFで出力することで、電子化が可能です。PDF化の手段の1つとしてスキャナを利用する方法があります。スキャナで作成されるデータは、写真や図などの画像データのため、発行者や金額などを入力する必要があります。
電子帳簿保存法のルール1：領収書の電子化の要件
それまで紙の書類として管理していた領収書を電子化する場合、社内で認識をそろえる必要があります。社内規程を策定し、領収書の電子化に関するルールを定めましょう。もともとの業務フローを考慮し、社員がスムーズに電子領収書の発行や保存に対応できるようにすることが大切です。
書類の信頼性を証明するためにタイムスタンプを付与する
領収書を電子化する際は、書類の信頼性を証明するために、タイムスタンプを付与することが必要です。タイムスタンプとは、タイムスタンプを付与した際にその文書が存在したことを示すものです。タイムスタンプを付与することで、改ざんされていないことを証明することができます。修正や削除の変更履歴を残せるシステムを利用する場合は、タイムスタンプは不要です。
スキャナ保存する際は解像度に注意する
スキャナ保存する際は、真実性や可視化を確保するために要件が定められています。解像度は200dpi以上が基準です。一般的な複合機は基準を超えているため、そのままスキャンすれば基準をクリアできます。スマートフォンやデジタルカメラで撮影する場合は、387万画素以上であることが求められます。
電子帳簿保存法のルール2：領収書の電子化の期間
紙で発行または受領した領収書をスキャナ保存する際は、タイムスタンプを付与しましょう。タイムスタンプは、領収書のデータが改ざんされていないと証明するためのものです。改正電子帳簿保存法の施行により、タイムスタンプの対応期間は最長約2か月と概ね7営業日以内に延長されました。なお、紙の領収書をスキャナで読み取って保存する場合、要件を満たすクラウドサービスの利用によりタイムスタンプは不要となりました。
電子帳簿保存法のルール3：適正事務処理要件の廃止
従来、紙で発行または受領した領収書をスキャナ保存する際は、適正事務処理要件に沿って対応する必要がありました。しかし、改正電子帳簿保存法の施行によって、適正事務処理要件は廃止されています。また、2022年1月1日以降に電子化して保存する書類については、税務署長による事前承認も不要になりました。
領収書の保存期間
領収書の保存期間は、法人の場合、個人事業主の場合で異なります。それぞれについて、解説します。
法人の場合
法人の領収書の保存期間は原則として7年間です。法人税法においては、領収書は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が義務付けられています。なお、青色繰越欠損金が生じた事業年度や、白色申告をした事業年度で災害損失金額が生じた場合には、10年間の保管が必要です。
個人事業主の場合
個人事業主の場合、所得税法で青色申告者は7年間の保存が義務付けられています。なお、前々年分の所得が300万円以下の場合の保存期間は、5年間です。白色申告者は、前々年分の業務に係る雑所得において年間収入が300万円を超える場合、5年間の保存期間が義務付けられています。
※参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁
適格請求書（インボイス）に該当する場合
適格請求書（インボイス）に該当する場合、インボイス制度の要件に従って保存が必要です。領収書の保存期間は、適格請求書を発行した日（または受け取った日）が属する課税期間の末日の翌日から、2か月経過した日から7年間です。インボイス制度においては、3万円未満であっても必ず領収書やレシートが必要なため、注意しましょう。
領収書を電子化するメリット・デメリット
領収書を電子化する場合、メリットとデメリットの両方があります。ここでは、それぞれについて具体的に解説します。
領収書を電子化するメリット
領収書を電子化するメリットは複数あります。ここでは、それぞれについて解説します。
管理に必要なスペースを削減できる
領収書を電子化すると、物理的な保存スペースを確保しなくて済むようになります。紙の領収書の場合、枚数が多くなると保存するために多くの場所が必要になります。しかし、電子領収書はパソコンやサーバなどに保存できるため、物理的な保存場所を用意する必要がありません。オフィスの限られたスペースを有効活用しやすくなります。
領収書を後からすぐに確認できる
電子領収書の保存方法についてルールを決めておけば、時間が経ってもスムーズに探せます。検索機能を利用すると、必要なデータを一瞬で呼び出すことが可能です。紙の領収書は、数が多くなると探し出すのが大変になります。紛失のリスクもあり、時間が経てばどこに保存しているのか、わからなくなる場合もあるでしょう。
印紙税が不要になりコスト削減につながる
紙の領収書を発行する場合、領収書に記載する金額が一定以上であれば、収入印紙を貼り付けて印紙税を納める必要があります。しかし、電子領収書は、記載する金額にかかわらず収入印紙の貼り付けは不要です。そのため、紙の領収書よりも電子領収書のほうがコスト削減につながります。
紛失リスクを減らせる
領収書を紙ではなく、電子データで保存することで紛失リスクを減らせます。クラウド上にバックアップを取れば、万が一の際も安心です。紛失リスクを減らすために、電子化して複数の保存場所を用意しておくと安心です。
劣化の心配が少ない
紙の領収書は、紙の劣化により文字や数字が認識できなくなる恐れがあります。ページが黄ばんだり、退色したり、紙がもろくなったりすることも想定されるでしょう。その原因は、湿度や温度変化、カビなどです。電子化した領収書は、劣化の心配がなく、半永久的に保存できます。
領収書を電子化するデメリット
領収書を電子化するためには、改正電子帳簿保存法で定められている要件を満たす必要があります。また、領収書を電子化する方法を確認し、社内で仕組みを構築しなければなりません。社員に周知し、業務を担当する社員が対応できるようにすることも重要です。
領収書を電子化するには、導入へ向けた準備に手間と時間がかかります。ただし、仕組みを構築できればさまざまなメリットがあるため、最初の準備に力を入れましょう。
領収書を電子化する手順
ここでは、領収書を電子化するにはどうしたらいいか手順をくわしく解説します。
社内規程を策定する
社内で領収書の電子化をスムーズに進めるために、まずは社内規程を策定しましょう。自社の業務の現状を考慮し、それに合致するルールを定めることが大切です。なるべく現状にあわせ、社員が違和感なく領収書の電子化に対応できるようにする必要があります。
電子化に対応できるシステムを導入する
領収書を電子化するうえでは、専用のシステムを導入するとスムーズです。領収書の電子化に対応できるシステムは複数あるため、機能を比較して選定しましょう。システムを選ぶときは、自社に必要な機能がそろっているかチェックする必要があります。あらかじめ自社が抱える課題を明らかにしておき、それを改善できるシステムを選ぶことが重要です。
領収書を電子データとして保存する
領収書を電子化するための環境が整ったら、実際に電子領収書の発行や保存に着手しましょう。領収書は基本的に電子領収書として発行し、データのまま保存します。ただし、取引先のなかには、電子領収書に対応していないところもあるかもしれません。その場合は個別に紙の領収書を発行して対応する必要があります。
領収書を電子化するうえでのポイント
領収書を電子化するうえでは、意識したいことがあります。具体的なポイントを解説します。
具体的な運用の流れを決めておく
領収書の電子化に対応する場合は、社内での運用についてあらかじめ具体的にイメージしておきましょう。実際の現場の様子に配慮せずに準備を進めると、運用を開始してからトラブルやパニックを招くおそれもあります。いつどの部署がどのような作業に対応する必要があるか明確にし、着実に準備を進めてください。
社内での運用方法を統一する
領収書を電子化するには、改正電子帳簿保存法で定められている要件を満たす必要があります。社内にルールを周知し、部署や担当者による認識のズレが生じないようにすることが大切です。社内の運用方法を統一して、業務に関わる部署や担当者が同じように対応できるようにしましょう。
自社に必要な機能や備品を把握して用意する
システムによって、備わっている機能はそれぞれ異なります。自社全体のニーズを考慮したうえで、最適なシステムを選別しましょう。そのためには現在の業務を可視化し、課題を正確に捉え、その課題を解決するために最適なサービスを選定することが重要です。またサービス選定の際には、機能のみではなく、導入コストやサポート体制等もあわせて確認しておく必要があります。
日付・金額・取引先で検索できるようにする
電子領収書をデータで保存する際には、日付や金額、取引先などの情報で検索できるように適切に紐づけておきましょう。電子取引のデータ保存をする際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たさなければなりません。
検索機能は、可視性を確保するための要件の1つで、電子帳簿保存法では、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存する際、一定の検索機能を持たせるよう定めています。税務署から特定の領収書データの提示を求められた場合、速やかに対応しなければなりません。データが見つからないと、可視性と検索性が確保されていないとみなされる可能性もあります。
領収書を電子化してやり取りする際の注意点
領収書を電子化してやり取りするうえでは注意点もあります。ここでは、具体的な注意点を解説します。
電子領収書を発行する場合
電子領収書を発行する場合は、あらかじめその旨を取引先に伝えましょう。取引先によっては電子領収書を受け付けていない可能性もあるからです。事前に確認しておけば、スムーズに取引を進めやすくなります。また、電子領収書には通常の印鑑を押印できないため、電子印鑑を活用してください。
紙で受け取った領収書を電子化する場合
取引先から受け取った紙の領収書を電子化する場合は、原本の扱いに注意が必要です。電子化してすぐに破棄すると正しい内容を確認できなくなります。領収書が正しく電子保存されているかを確認できるまでは紙の領収書をなくさないよう、そのまま保存しておきましょう。
まとめ
領収書は、電子帳簿保存法に基づき、一定の要件を満たせば電子化が可能です。領収書を電子化するとさまざまなメリットがあるため、それぞれの要件を確認して準備を進めましょう。
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