納品書をメールで送付するメリットとは？メール文の書き方や文例、記載する項目を解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。納品書を郵送やメールで送付する場合には、送付状やメールの文章を工夫するなどして、スムーズな取引ができるようにしましょう。この記事では、納品書を郵送する場合や、メールで送付する場合にどのような文章を添えればよいかについて解説します。

あわせて、納品書を送付する際の送付状やメールの注意点、メールで送付した納品書の保管方法についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

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納品書を送付する際に送付状やメール文を添えるメリット

納品書を送付する際、送付状やメール文を添えることでどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、3つのメリットを解説します。

丁寧な印象を与えることができる

納品書を送付する際に、送付状やメール文を添えれば丁寧な印象を与えることができます。送付状やメール文には、「本来は手渡しするべきところを、郵送やメールで省略して送付してしまい申し訳ない」という気持ちを表す役割もあります。そのため、納品書のみを送付するよりも、送付状などを添えたほうが、相手側の印象はよくなるでしょう。

送付状やメール文は、必ずしも添えなければいけないものではありません。しかし、ビジネス上のマナーと考えている人も多いようです。そのため、送付状などを添えずに送付すると、マナーへの配慮が不十分だと思われる可能性もあるため、丁寧な印象を与えたい場合は送付状をつけましょう。

納品書の枚数などを通知できる

送付状やメール文には、内容の通知をするという役割もあります。納品書だけを送付してしまうと、何枚送付しているのか、どのような用件なのかがわかりにくくなります。同封すべき納品書の枚数や送付先の部署を間違えるなどのミスも起こりやすくなるでしょう。

そのため、納品書を送付していること、送付した納品書の枚数などを送付状に記載すれば、納品書の送付ミスなどを防ぐことも可能です。納品書の枚数や送付した目的などが記載されていれば、取引先でも同封書類などをひと目で確認できるため、送付された側にも役立ちます。

内容を補足できる

納品書を送付する際に、補足や説明が必要なケースもあるでしょう。例えば、本来なら複数枚送付しなければいけないところ、事情があり一部だけ送付する場合もあります。その場合、納品書だけ送付するとなぜ一部だけなのかわからないため、取引先にとっては不親切です。

そのため、なぜ一部だけ送付するのか、残りの書類をいつまでに送付するのかなど、補足の内容を伝えなければいけません。送付状やメール文では補足の内容を記載できるため、改めて連絡する必要もなく、取引先でも内容を把握しやすくなります。

納品書の送付状やメール文に記載する内容

納品書の送付状やメール文には、どのような内容を記載する必要があるのでしょうか。ここでは、送付状やメール文に記載する内容を解説します。

送付した年月日

納品書の送付状やメール文には、必ず「いつ送付したのか」を記載しましょう。送付した年月日を記載しなければ、いつ送付したのかわからなくなってしまいます。送付状などを作成した日付ではなく、送付した年月日を記載することがポイントです。

基本的に、西暦(20〇〇年など)でも、和暦(令和〇年)でも構いません。しかし、納品書の内容と書式を統一したほうがわかりやすいでしょう。たとえば、納品書で西暦を採用している場合には、送付状やメール文でも西暦を用いて送付した年月日を記載します。

納品書の宛先

納品書を誰に送付しているか明確になるように、宛先を記載しましょう。宛先がなければ、本当に自社に送付されたものか、確認するために手間がかかります。そのため、必ず左上に納品書の送付先を記載しましょう。

送付先の会社名を必ず記載して、担当者の名前を記載します。「〇〇様」というように、必ず「様」をつけます。必要であれば、担当者名の前に部署名を記載しても構いません。また、個人ではなく部署や会社宛てに送付する場合には、「〇〇御中」とします。

差出人

納品書では、送付元の記載も忘れずに行いましょう。送付状やメール文は、「誰から、誰に、何を」送付したかが明確になるようにすることが重要です。差出人が記載されていないとわかりにくくなってしまうため、送付した年月日の下に必ず送付元を記載します。

差出人は、会社名・部署名・住所・電話番号・担当者の順に記載します。電話番号と担当者の順番は逆でも構いませんが、この順番で記載することが一般的です。また、FAXでやりとりをしている取引先もあるでしょう。その場合には、FAX番号も忘れずに記載しておきます。

送付内容

送付する内容について情報を記載します。何を送付したのか、取引先が一目で把握できるように送付内容は必ず記載しましょう。送付内容は、わかりやすさを重視して箇条書きにします。同封してある書類名と数量を記載しましょう。たとえば、以下のようにします。

• 納品書　1部
• カタログ　2部

このように、箇条書きで送付した内容を記載しておくことで、送付ミスなども防ぎやすくなります。

納品書を適格請求書として扱う場合に記載する項目

納品書を適格請求書として扱う場合に記載する項目2023年10月1日に導入されたインボイス制度により、納品書も適格請求書として扱えるようになりました。納品書を適格請求書として扱うには、以下の事項を記載します。

1. 交付者の氏名・名称と登録番号
   法人番号を持つ課税事業者は「T＋法人番号」、その他の事業者は「T＋13桁の数字」が登録番号となります。
2. 取引年月日
3. 取引内容
4. 適用税率と、税率ごとの合計額
   標準税率（10%）と軽減税率（8%）に分けて、それぞれ合計した取引金額、適用税率を記載します。
5. 税率ごとの消費税額
6. 書類を受け取る事業者の氏名・名称

納品書を誤って発行・送付した場合の対処法

納品書を誤って発行、送付した場合、速やかに取引先に連絡を入れます。誤りがあった旨を伝え、正しい納品書を発行、送付することを伝えます。問題の発生から連絡までの時間が長くなると、取引先からの信頼失墜につながりかねません。

誤送信した納品書は、取引先を直接訪問して回収するか、返信用封筒を同封して返送を依頼します。いずれも難しい場合は、開封せずにシュレッダーでの廃棄をお願いします。

納品書をメールで送付してもよい？

納品書をメールで送付しても、法的に問題はありません。電子帳票システムを使った送信も可能です。ただし、改ざん防止のために、PDF形式など編集できないファイルで添付する必要があります。

納品書を郵送する際の例文

納品書を郵送する際には、送付状を添えます。ここでは、納品書を郵送する際の例文を紹介します。

例文は以上のとおりです。例文の上に、送付した年月日や宛先に相手会社名や担当者名などを記載すること、また自社の住所や担当者名などを記載することを忘れないようにしましょう。

納品書をメールで送付する際の例文

納品書をメールで送付する場合の例文を紹介します。

メールで送付する場合、タイトルを工夫しなければメールが埋もれてしまう可能性があります。そのため、タイトル内に「納品書添付」と添え書きをするなど、一目で納品書が添付されていることがわかるような内容にしましょう。

納品書をメールで送付するメリット

納品書をメールで送付すると、コスト削減や業務効率化といったメリットにつながります。3つのメリットを解説します。

コスト削減になる

2024年10月1日から郵便料金が値上げになり、納品書を郵送する場合の負担が大きくなりました。郵送代に加えて、印刷費、封筒代、ラベル代などの細かい経費も無視できません。納品書をメールで送付することで、これらのコストを削減できます。

また、紙の納品書は、保管するためのスペースや棚、ファイルなどを用意しなければなりません。メールで送付することで電子データで保存できるため、スペースを確保する必要もなくなります。

業務効率化につながる

郵送で納品書を送付する場合、印刷・封入・宛名書きといった作業が必要です。しかし、メールで送付する場合、作成した納品書をPDF形式で添付すればよく、作業は数分で完了するため業務効率化が期待できます。また、書類の検索や確認もデータ上で可能です。そのため、必要な情報に素早くたどり着けるようになり、業務効率が上がります。

迅速な送付ができる

納品書を郵送する場合、相手先に届くまでに1日〜数日を要します。メールは送信すればすぐに相手の受信ボックスに届くため、迅速な送付が可能です。納期が迫っている取引や至急確認が必要な場面でも即座に対応できることはメリットといえます。スピーディなやり取りは、取引先の利便性向上にも寄与します。

納品書をメールで送付する際の課題

納品書をメールで送付する場合、ヒューマンエラーや情報漏洩などのリスクに注意しなければなりません。起こり得るリスクと対策を解説します。

ヒューマンエラーのリスクがある

納品書に限らず、メールで書類を送付する際にありがちなミスが、「ファイルの添付忘れ」や「送信先の間違い」です。納品書をはじめとする金額や納期に関わる重要書類のミスは、取引先との信頼関係に影響を及ぼしかねません。完全にミスを防ぐことは困難ですが、ダブルチェック、トリプルチェックなどでミスを減らす意識が大切です。

情報漏洩のリスクがある

納品書には、取引先の情報や取引金額など機密性の高い情報が含まれています。誤送信や第三者への転送により、情報が漏洩するリスクがあります。また、サイバー攻撃を受けて情報を抜き取られる危険性も挙げられます。メールで納品書を送付する場合、セキュリティ対策にも力を入れなければなりません。昨今は、電子発行サービスを使い、取引先にはダウンロード用のURLだけを送付する方法をとる企業が増加傾向です。

パスワードを設定する場合は、パスワードを伝える方法もあらかじめ決めておきましょう。

メールで納品書を送付する時の注意点

メールで納品書を送付する際は、PDFファイルが添付されているか、宛名に間違いがないかしっかりチェックしましょう。

PDFファイルが添付されているか確認する

メールで納品書を送付する際には、PDFファイルが添付されているかしっかりと確認しましょう。PDFファイルの添付忘れは、納品書をメールで送付する際のヒューマンエラーの中で特に多いミスです。メールだけ送付して肝心のPDFファイルが添付されていないという事態を防ぐために、二重に確認するなどしましょう。

また、送信前に添付したPDFファイルの中身を確認しておくことも欠かせません。間違ったPDFファイルを添付している可能性もあるため、ファイルを開いて中身をしっかりチェックしましょう。

宛先の間違いに気を付ける

宛先が間違っていないかも確認します。納品書には多くの情報が記載されているため、間違った相手に送付すると、情報が流出してしまう可能性があります。そのため、送信前にメールアドレスに間違いがないか、二重チェックもしくはそれ以上のチェックを行いましょう。

納品書は電子データのまま保管する

電子取引のデータは、電子帳簿保存法が改正されたことにより、2024年1月1日以後は電子取引でやり取りした納品書は、電子取引の保存要件に従い、保存することが完全義務化されました。法令では7年間（条件によっては10年間）の保存が必要です。保存の際は、「真実性の確保」や「可視性の確保」などの要件が決められています。

• 真実性の確保

保存されたデータが改ざんされていない、訂正したことがわかるように、以下のような手段が必要です。

• タイムスタンプの付与
• 訂正・削除履歴の記録
• 可視性の確保

保存されたデータがすぐに検索、表示できるように以下を整備しなければなりません。

• 検索機能の整備

検索条件をもとにデータを探し出せる仕組みとして、Excelやクラウドシステムを活用します。

出力機能の確保

保存データを出力できるようにプリンターなどの準備が必要です。

まとめ

納品書をメールで送付することで業務効率化やコスト削減などにつながります。書類を送付する際は、宛名間違いなどや添付忘れなどに気を付け、パスワードを別のメールで送付するといった情報漏洩対策を心がけましょう。メールで送付した納品書は、電子データのまま保管が必要です。納品書や請求書など書類をクラウドで一元管理したり電子化したりして、業務効率化を図りましょう。

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