請求書の訂正方法とは？ケース別の対処方法や間違いを減らすためのポイントを解説

取引先とのトラブルを避けるためには、ミスのない正しい請求書を作ることが大切です。とはいえ、人が作業しているなかでは、どうしてもミスをする可能性があります。この記事では、請求書にミスがあった場合の対処方法を解説します。請求書の具体的な訂正方法についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

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請求書とは？

請求書とは、自社が提供した商品やサービスの代金を請求するために作成する書類です。請求書があれば請求内容を明確に示せるため、取引先が支払いを忘れる可能性を防止できます。

請求書には、請求金額とともに振り込み先の情報などを記載します。具体的な記載内容をまとめると、以下のとおりです。

会社名
氏名
住所
請求金額
商品やサービスの内容
発行日

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請求書の発行が必要な理由

請求書を発行するのは、取引先に請求金額を支払ってもらうためです。請求書を相手に送付すれば、自社が商品やサービスを提供したことを証明するのに役立ちます。商品やサービスを提供した事実を示すためには請求書だけでなく、納品書、受領書、検収書なども発行しておくとよりよいです。商品やサービスの提供を証明できる書類を発行し、取引上のトラブルを未然に防ぎましょう。

請求書で訂正が発生しやすい項目

請求書ではどのような部分に訂正が発生しやすいのでしょうか。ここでは、訂正が発生しやすい項目について解説します。

金額

金額は請求書によってそれぞれ異なるため、特にミスが発生しやすいです。具体的には、桁数、単価、数量などの入力を誤るケースがあります。また、ほかの取引先の請求内容を記載してしまう場合もあります。

注文書や契約書のデータをもとに請求書を作成する場合は、比較的ミスが起こりにくいです。しかし、書類を作成せず口頭やメールで契約を交わしている場合は、双方の認識にすれ違いが生じている可能性もあります。その結果として、金額の記載を誤る可能性もあるでしょう。

請求日

請求書では、請求日にも誤りが生じるケースがあります。入金までの流れは取引先によって異なるため、その点を考慮して余裕をもって請求しなければなりません。

特に、当月に行った取引を月末で取りまとめ、翌月に支払ってもらいたい場合は請求日に注意が必要です。たとえば、11月30日を請求日にすれば12月末に支払われますが、12月1日を請求日にすると支払が1月末になる可能性があります。入金のタイミングをシミュレーションしたうえで、請求日を決めることが重要です。

宛先

請求書の宛先を間違い、違う相手に請求書を送付してしまうと、大きなトラブルに発展し兼ねません。請求書の誤送は、守秘義務がある取引内容を他社に伝える行為として、情報漏洩やクレームの発生などが発生することもあります。また、取引先からの入金が遅れたり取引先からの信用が失墜したりといった不利益が生じる恐れもあります。

そのほかの項目

請求書にはほかにもさまざまなミスが起こる可能性があります。たとえば、支払条件の記載を忘れるケースも多いです。たとえば、相手に振込手数料を負担してもらいたい場合はその旨を請求書に記載しておく必要があります。

また、請求書には押印するのが一般的ですが、押印を忘れる場合もあります。印鑑を別の担当者が管理していると、押印できるまでに時間がかかる可能性もあるため注意が必要です。

請求書のミスは訂正印の対応ではなく再発行する必要がある

請求書の誤りが発覚したときは、訂正印による対応は避けましょう。改めて請求書を作成し、ミスのない請求書を再発行する必要があります。ここでは、請求書にミスがあった場合の対応について、押さえておきたいポイントを解説します。

訂正印や二重線で訂正するのはNG

請求書は証憑書類であるため、ミスがあるなら原則として再発行しなければなりません。書類の訂正方法としては訂正印や二重線を使用して訂正する方法も一般的ですが、請求書においては避けましょう。訂正印や二重線で請求書を訂正すると、相手にマナー違反として捉えられる可能性もあります。

なお、請求書に限らず見積書や納品書のミスが発覚したときも、再発行により訂正する必要があります。

訂正したことがわかるようにしておく

再発行した請求書のタイトルは「請求書（再発行）」などとし、最初に発行した請求書と内容が異なるとわかるようにしましょう。タイトルを工夫すれば、内容が訂正された請求書である旨が相手に伝わりやすくなります。

また、再発行した請求書の請求書番号には、連番をつけておくとよりよいです。もとの請求書とは異なる書類であるとわかりやすくなります。二重請求を防止するためにも、訂正済みだとはっきり示すことが大切です。

発行日は変更しない

請求書を再発行する場合も、基本的には発行日を変更する必要はありません。もとの請求書と同じ発行日を記載しましょう。ただし、取引先によっては、発行日の変更を希望する可能性もあります。あらかじめ確認したうえで請求書を再発行すると、再訂正の防止につながります。

再発行できない場合はどうすればいい？

何らかの理由により、どうしても請求書の再発行ができないケースもあるでしょう。原則としては再発行が必要ですが、やむを得ない事情があるときは訂正印と二重線による訂正で対応してください。訂正印と二重線による訂正では、請求書に押印している印鑑を使用します。誤りがある部分を手書きで変更し、正しい内容が相手に伝わるようにしましょう。

ただし、再発行が基本ルールであるため、可能な限り再発行にて対応しましょう。

適格請求書（インボイス）の訂正方法

2023年10月からインボイス制度が開始されました。適格請求書の記載事項に誤りがあると仕入税額控除の要件を満たせないため、新しいインボイスを発行するか、訂正箇所と関連がある書類を送付する対応が必要です。ここでは、2つの訂正方法を解説します。

新しいインボイスを再発行する

新しいインボイスを発行する方法では、誤りがあった事項を修正し、改めてすべての内容を記載した請求書を発行します。この場合、受取側は、再発行された適格請求書のみを保存すれば問題ありません。ただし、発行側は誤りがあった適格請求書の写しと、修正後の適格請求書の写しの両方を保存する必要があります。これは、税務調査などで修正履歴を確認する必要があるためです。

請求書の訂正箇所と関連がある書類を送付する

請求書を発行せず、請求書の訂正箇所と関連がある書類を送付する方法は、修正の旨および修正前後の正誤表を含めるのが一般的です。書類のフォーマットは、指定されていません。修正文書の受取側は、訂正前の適格請求書と修正文書の両方を保存しなければなりません。発行側も、両方の写しを保存する義務があります。

請求書の有効期限は5年

請求書の有効期限は5年間です。2020年（令和2年）に民法の債権関係の規定が改正され、これまで2年だった時効期間が5年になりました。請求書に誤りがあり、入金がされないまま5年が経過すると、債権が消滅し、請求できなくなってしまいます。未入金の請求書は放置せず、請求金額や振込先などの記載に誤記がなかったかを確認し、迅速に対応しなければなりません。

請求書を取引先が紛失した場合に再発行は必要？

取引先が請求書を紛失した場合も、請求書の再発行が可能です。取引先から依頼があれば、速やかに再発行を行いましょう。

紛失による再発行の際も二重請求にならないよう、タイトルを「請求書（再発行）」としたり請求書番号に連番をつけたりする必要があります。取引先の会社名や案件名などを改めて確認し、間違いがないかチェックしたうえで再発行すると安心です。

請求書の出し忘れがあった場合はどうすればいい？

売掛金の時効は5年であるため、請求書の出し忘れがあった場合でも5年以内なら請求が可能です。ただし、何の連絡もなくいきなり請求書を送付すれば取引先は困惑する恐れがあります。請求書を出し忘れていた場合は、まず取引先へ確認をとりましょう。請求書を出し忘れていた事実を取引先に伝え、お詫びしたうえで、改めて入金を依頼するとスムーズです。

取引先への説明を終えたら、速やかに請求書を発行してください。

ケース別：請求書にミスがあった場合の対処方法

請求書にミスがある場合、状況によっても適切な対処方法は異なります。ケース別に適切な対処方法を解説します。

請求書のミスに自分で気づいたときの対処方法

請求書の送付後にミスがあると自ら気づいた場合は、すぐに取引先へ連絡を入れましょう。請求書のミスは重大な問題であるため、メールではなく電話で連絡を入れるのが最適です。請求書のどの部分にミスがあるのか説明し、請求書を再発行する旨を伝えます。

また、再発行した請求書を送付するときは、同封する案内状に改めて謝罪の言葉を記載してください。また、あわせて最初に発行した請求書の破棄も依頼する必要があります。

取引先から請求書のミスの指摘を受けたときの対処方法

請求書にミスがあると取引先から指摘されたときは、記載内容について改めて確認します。確認したうえで誤りがあると判明した場合は、すぐに取引先へ謝罪しましょう。そのうえで、請求書をすぐに再発行する必要があります。

ミスに自ら気づいたときと同様、謝罪の言葉を記載した案内状とともに再発行した請求書を送付します。最初に発行した請求書の破棄も依頼しましょう。

請求書のミスのお詫び文の書き方

請求書にミスがあった場合、正しい請求書と合わせて、お詫びのメールや手紙を送付することがビジネスマナーです。記載すべき項目と、手紙の例を紹介します。

お詫びの手紙で記載すべき項目

送付状は、ビジネス文書であるため、マナーに則り、以下を正しく記載します。

発行日、送信者の情報
宛名
送付内容
挨拶文

あわせて、請求書のミスがあった場合、以下も記載すべきです。

記載ミスのある請求書の請求日や請求書通しナンバー、製品名、数量、金額
請求書の誤った部分
正式な請求書の送付予定
請求書の誤りが発生した原因
再発防止策

お詫びの手紙の例文

件名
【お詫び】請求書の誤記に関するお詫び

本文
（取引側の企業名・部署名・担当者名）

平素お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。先日送付いたしました〇〇の請求書に、以下の誤りがありました。

（誤）〇〇円
（正）〇〇円

早急に正しい請求書を再発行し、郵送いたします。大変ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
また、お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄いただきますようお願い申し上げます。

今後は社内のチェック体制を強化、徹底してまいります。今後このようなことが起きないように管理体制を整えてまいりますため、この度の件につきましては、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。この度は、ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

メールの場合、タイトルには請求書の誤記に関する内容である旨を記載します。お詫び文の最後には、改めてお詫びの一言を添えましょう。

請求書の作成ミスを防止し訂正・再発行の手間を省くには？

Excelなどで1つずつ手作業で請求書を作成している場合、どうしてもヒューマンエラーによるミスが発生しやすくなります。訂正や再発行の手間を省くには、そのようなミスをなくすことが大切です。

業務や書類管理の手順を再考する

請求書作成に至るまでの流れや書類管理の手順を再考し、ミスが発生する原因を探りましょう。業務プロセスや書類管理が煩雑になっていたり、業務の手順が担当者ごとに異なっていたりすると、ミスが発生するリスクが高まります。手順を再考する際は、請求書に記載する内容の記録方法や共有、確認方法、作成のタイミングなどに焦点を当てると効果的です。

チェック体制を見直す

請求書を送付する前に、社内で十分にチェックする体制を整えることで、誤記や誤送のリスクを減らせます。担当者のみがチェックするのではなく、ダブルチェック、トリプルチェックを実施しましょう。作成者以外の視点を加えることで、気付かなかったミスの発見につながります。人員を割かずにミスの頻発を防ぐには、特に金額の大きな請求書や、重要取引先向けの請求書などから優先的にチェックを実施することをおすすめします。

請求書管理ソフトを活用する

請求書のミスを防止するためには、請求書管理ソフトを活用するといいでしょう。たとえば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」にはもともとテンプレートがあるため、請求書を簡単に作成できます。ミスのない請求書を作成しやすく、業務効率化にもつながります。作成した請求書はクラウド上で管理できるため、確認や共有もスムーズです。

まとめ

請求書の訂正は、手間がかかるだけでなく信頼の失墜や情報漏洩のリスクなどにつながります。請求書の再発行を減らすためには、請求書管理ソフトを活用すると効果的です。Excelなどを利用した管理や請求書作成では、人的ミスも発生しやすくなります。しかし、請求書管理が可能なクラウドサービスを活用することで、管理コスト削減やミス防止、作成作業の効率化が期待できます。請求書のミスが発覚したときは、速やかに訂正して請求書を再発行する必要があります。再発行した事実がわかるように工夫しましょう。

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