請求書の間違いをお詫びする際の対応｜陳謝状の例文の書き方や再発防止案も解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。

請求書の内容を間違えると取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼすリスクがあるため、注意が必要です。請求書に間違いがあったら、すぐに適切な対応をとらなければなりません。

この記事では、請求書の間違いに対応する方法を知りたい人に向けて、具体的な対応方法やお詫び状の書き方などを解説します。ぜひ参考にしてください。

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請求書でよくある間違い

請求書で間違いが起こりやすい項目は、あらかじめ把握し、重点的に確認・対策することが重要です。ここでは、請求書でよくある間違いを具体的に解説します。

請求日・支払日など

請求日・支払日は取引先との取り決めに沿って記載します。日付を誤ると入金が遅れ、資金繰りに影響するため、気をつけましょう。たとえば、月末締め・翌月払いでは、請求日が6月30日なら支払日は7月31日ですが、7月1日と誤って記載すると8月31日になります。1日ずれるだけでも、会計処理と資金繰りに影響するため、注意が必要です。

請求金額

請求金額の間違いは起こりやすく、信用にも影響するため、注意しましょう。たとえば、項目ごとの金額や合計額に誤りがあるケースがあります。また、本来は税込で請求すべきところを税抜で記載してしまうなどのミスも多く見られるため、気をつけましょう。

送付先・宛名

請求書まわりのトラブルとして、内容自体に問題がなくても、送付先や宛名を誤ってしまうケースがあります。請求書を誤送すると、本来外部に出してはいけない取引情報を第三者に渡してしまうことになり、情報漏えいやクレームなど深刻な問題につながりかねません。さらに、入金の遅れや取引先からの信頼低下といった不利益を被る可能性もあります。

項目・数量・単価

項目・数量・単価の間違いも起こりやすいため、注意が必要です。事前に決められた単価で「一式」で記載する場合は簡単ですが、時間や数量で単価が変わる契約では入力項目が増えます。手入力する項目が増えるほど、記載ミスが起こりやすくなるため、注意しましょう。

取引内容・支払期日

請求書に取引内容を記載し忘れるのも、よくあるミスです。振込手数料の負担や支払期日などが例として挙げられます。特に新規取引や条件変更の際は、記載漏れがないかをしっかり確認しましょう。

請求書に間違いが発覚した場合の対応とは

請求書に間違いが発覚した場合には、適切な対応が求められます。ここでは、2つのポイントを解説します。

請求書を再発行する

請求書の内容に間違いがみつかった場合、原則として再発行が必要です。請求書は証憑書類であり、正確に内容を証明できなければなりません。そのため、二重線を引いて空いている箇所に正しい情報を記載する方法は避けたほうが無難です。また、修正テープによる訂正もやめましょう。

迅速に謝罪する

間違っている箇所を訂正した新しい請求書を送付する際には、その旨を取引先に伝えて状況を理解してもらう必要があります。その際は間違いがあったことに対する謝罪もきちんと伝えなければなりません。お詫び状とともに再発行した請求書を送付しましょう。

請求書に間違いがあった場合の再発行の注意点

請求書に間違いがあれば、請求書を作り直して再発行しなければなりません。請求書の再発行においては、気をつけるべきことがあります。混乱を招かないよう、細心の注意を払って再発行の手続きを進めてください。

ここでは、請求書に間違いがあった場合、再発行において気をつけたいポイントを具体的に解説します。

再発行していることを明確にする

再発行した請求書であるとわかるよう、書類の作成方法を工夫する必要があります。たとえば、タイトルを「請求書（再発行）」としたり、請求書の端に「再発行」というスタンプを押したりすると、再発行した書類であることがわかりやすくなります。

備考欄に「〇年〇月〇日No.〇の請求書の再発行（請求金額訂正のため）」と記載し、再発行した事実や理由がわかるようにするのもひとつの方法です。再発行であることが明確に示されていると、二重請求や二重払いも防止しやすくなります。

請求書の再発行によりトラブルが発生しないようにするためにも、誰が見ても再発行した書類だとわかるようにすることが大切です。

管理番号に枝番を振る

請求書を再発行するときは、もとの請求書に振っている番号にさらに枝番をつけて記載しましょう。枝番とは、書類を細かく整理する目的でさらに下位につける番号のことです。

請求書は、原則として固有の番号をつける決まりになっています。請求書を再発行すれば同じ内容に関する請求書が複数存在し、混乱を招く可能性が高いです。しかし、再発行した請求書に枝番をつけると、もとの請求書と再発行した請求書を区別しやすくなります。請求書を再発行した事実を明確に示すためにも、忘れずに枝番をつけるようにしましょう。

請求書に間違いがあった場合はお詫び状を送付するのが良い

請求書に間違いがあったときは、迅速に再発行の手続きを進めることが大切です。再発行する請求書に間違いが生じないよう丁寧に確認しつつ、なるべく素早く書類を完成させましょう。請求書の発行が遅れると、内容に間違いのある請求書に基づいて取引先が支払いの手続きをしてしまう可能性があります。

一度発行した請求書に間違いがあれば、請求書を送付した取引先にも少なからず迷惑がかかってしまいます。そのため、再発行した請求書を送付する際は、お詫び状も添えるべきです。再発行した請求書をメールに添付する場合も、メールの本文でお詫びの言葉を伝えましょう。

請求書の間違いがあった場合のお詫び状の構成

請求書に間違いがあったときは、誠意が伝わるようなお詫び状を添えなければなりません。ここでは、お詫びメールの各項目で注意すべきポイントについて解説します。

件名

お詫びメールの件名は、請求漏れや遅延の内容がひと目で伝わることが重要です。要件と重要性がすぐわかるよう、具体的でわかりやすい表現を心がけましょう。たとえば、「※重要 請求書遅延のお詫び」など、開封前に用件が理解できる件名にすると、認識違いを防げます。

冒頭文

ビジネスマナーとして、まずは簡単なあいさつを入れます。続けて、請求書を期限内に送付できなかった事実や、送付が遅れる可能性について、簡潔に伝えましょう。遠回しな表現は避け、丁寧かつわかりやすい文章を意識します。

経緯の説明文

請求漏れが起きた理由や経緯を、再発防止のための共有事項として説明します。経緯を説明する際には、弁解に聞こえる表現にならないよう注意が必要です。

発行日・送付日

請求書をいつ発行・送付できるのかを明記します。日程は事前に取引先と相談し、双方が納得した日を記載しましょう。すでに取引先の合意が取れている場合は、発行日・送付日・送付方法を具体的に示します。

改善策・再発防止策

社内で検討した対策を伝え、今後同様の事態を防ぐ姿勢を示します。対応内容を明確に伝えることで、取引関係の継続や信頼回復につながりやすくなります。

お詫びの言葉

メールの最後には、簡潔で誠意のある謝罪文を添えましょう。全体としては丁寧な文調を保ちつつ、必要以上に長くならないよう配慮することが大切です。

請求書の間違いがあった場合のお詫び状の例文【状況別】

請求書に間違いがあった場合、どのようなお詫び状を作ればいいのでしょうか。お詫び状は、状況にあわせて内容を調整することが大切です。ここでは、請求書の間違いがあった場合のお詫び状の例文を紹介します。失礼のないお詫び状を作成するために、ぜひ参考にしてください。

自社で間違いを発見した場合

取引先からクレーム（指摘）があった場合

電話口で謝罪を伝えるのも方法のひとつ

電話で直接謝罪することは、信頼を取り戻す上で有効な手段です。請求漏れや金額の誤りなどのトラブルが起きた場合は、メールだけで済ませず、電話で誠意を伝えるようにしましょう。謝罪の際は、はじめにしっかりと謝罪の意を示すことが大切です。

取引先から厳しい指摘を受けることもありますが、言い分を遮らず、気持ちに寄り添う姿勢で対応しましょう。取引先の立場を理解し、丁寧に話を聞くことが大切です。

請求書の間違いを防止する方法

請求書の間違いを防止する際には、適切な方法を検討する必要があります。ここでは、3つの方法について解説します。

社内のチェック体制の強化

請求書の間違いを防止するためには、作成者による確認だけでなく、社内で複数人がチェックする体制を取り入れることが有効です。第三者の目で内容を確認することで、記載ミスに気づきやすくなります。可能であれば、業務に詳しい担当者や上長など、経験のある人が確認を行うと、精度が高まるでしょう。

請求業務の外注

請求書の間違いを抑えつつ、社内の作業負担を軽減する手段として、請求書管理を専門業者に外注する方法があります。専門業者に依頼することで記載ミスやトラブルの発生を防ぎやすくなり、リスク低減につながります。また、請求書関連の業務を社内で対応する必要がなくなるため、業務量を大きく減らせるでしょう。

請求書発行システムの導入

請求書の間違いを防止するためには、請求書発行システムの利用がおすすめです。請求書発行システムを導入すれば、請求書の作成を半自動的に進められるようになります。

特に、入力補助や自動入力機能などがついているシステムを選ぶと、手入力による間違いを大幅に減らすことが可能です。請求書の作成にかかる担当者の負担も軽減できるため、業務効率化にもつながります。

まとめ

請求書の間違いに気がついたら、素早く事実確認をして、取引先にお詫びするとともに、請求書を再発行しましょう。また、再発行した請求書であると明確にわかるようにすることが大切です。

Excelを活用して手作業で請求書を発行していると、どうしてもミスが起きやすくなります。一方、請求書発行システムを導入すれば、業務効率化やミスの防止、コスト削減なども実現可能です。

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