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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
企業が送付する書類は、信書として取り扱うべきものも多くあります。特に請求書を送付するときは、気を付けなければならないポイントです。
この記事では、請求書の正しい送付方法について知りたいと考えている人に向けて、請求書の送り方や注意点について解説します。そもそも請求書を信書として扱うべきなのかについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
信書とは
信書は特定の相手に対して意思や事実を伝えるための文書です。信書の定義については、郵便法や信書便法で明確に定められています。ここでいう文書とは、文字や記号などによって情報が示されている紙の書類を表しています。そのため、電磁的記録物は信書として認められません。
信書に該当する書類としては、さまざまなものがあります。内容によって信書に該当するか判断する必要があるため、ビジネスで文書を送付する際はよく確認しましょう。
請求書は信書として扱う
請求書は、信書として扱うのが一般的です。請求書は自社から取引先へ送付するため、差出人が特定の受取人に対して金銭を請求する事実を通知するための書類だといえます。よって、信書の条件を満たすと判断されます。
信書は郵便で送付しなければならないと定められているため、請求書を取引先へ送る際は送付方法に注意が必要です。信書の扱い方を正しく把握し、適切に送付の手続きを進めなければなりません。
請求書以外に信書に該当する書類
請求書以外にも、ビジネスで扱うさまざまな書類が信書として認められています。たとえば、商品の納品について示す納品書や金銭の受け取りを証明する領収書なども信書です。見積書、依頼書、注文書など、ビジネス上の取引でよく発行される書類も信書に該当します。
さらに、契約書、照会書、承諾書なども信書であるため、実際に発行する際は取り扱いに注意する必要があります。ほかの書類についても、条件を満たせば信書に該当する可能性があるためよく確認し、正しく取り扱いましょう。
請求書を信書として送る方法
請求書を信書として送る際は、適切な送付方法を選ばなければなりません。信書の送付が認められているのは、特定信書便事業または一般信書便事業として認可を受けた事業者だけです。以下で、請求書を信書として送る方法について解説します。
郵便
請求書を信書として送付する代表的な手段には、郵便があります。定形郵便、定形外郵便、レターパック、EMSのいずれかにおいて信書の送付が可能です。重要な請求書は、書留（簡易・一般）や特定記録郵便で記録を残すのが有効です。
信書便
請求書は郵便以外にも、運送業者の信書便サービスで送付可能です。通常の宅配便では信書は扱えませんが、信書便なら対応しています。たとえば、佐川急便の飛脚特定信書便を利用すれば、信書を送付できます。信書に対応している事業者を選び、要件を満たすサービスを利用して適切に書類を送付しましょう。
メール・請求書発行サービス
請求書をPDFデータにして、メールで送付する方法もあります。請求書はPDFをメールに添付して送付するだけで済むため、ほかの方法より手間がかかりません。また、請求書発行サービスの利用もおすすめです。オンラインのプラットフォーム上に、請求書をアップロードできるため、円滑に対応できます。
信書を送ることができないサービス
請求書などの信書は、法律で定められた方法に従って送付する必要があります。日本郵便の以下のサービスでは、信書を送付できないため注意が必要です。
- ゆうパック
- ゆうメール
- ゆうパケット
- クリックポスト
また、宅配便での請求書のみの送付は、郵便法違反となります。ただし、例外として無封の状態であれば、納品物などの荷物に同封して送付することが認められています。なお、信書の具体的な取り扱いルールや例外、罰則については、後ほど詳しく解説します。
請求書を信書として宅配便に同封する時の条件
一定の条件を満たせば、信書を宅配便に同封することも可能です。宅配便への信書の同封が認められるのは、荷物と一緒に送る場合です。その荷物が主体となり、信書を付属させるかたちで送付する必要があります。荷物なら何でもいいというわけではなく、信書との関連性が高くなければなりません。また、信書は封をせず荷物に同封する必要があります。
請求書のみを宅配便で送付したり、まったく関係ないものに請求書を同封したりする方法は、認められていません。宅配便に請求書を同封したい場合は、条件をしっかり守ることが大切です。
請求書を信書として送らなかった場合のデメリット
請求書は信書であり、信書の扱い方については法律で厳密に定められています。そのため、請求書を信書として送付しなかった場合は、さまざまなデメリットが生じます。請求書をはじめとする信書の扱い方には、十分に注意しましょう。
ここでは、請求書を信書として送らなかった場合のデメリットについて、具体的に解説します。
郵便法の罰則対象となる
請求書などの信書を不適切な方法で送付すると、罰則の対象になります。たとえば、請求書のみを宅配便で送付すれば罰則を受ける可能性があるため、注意が必要です。郵便法第76条では、信書を不適切な方法で送付した場合に3年以下の懲役または360万円以下の罰金を課すと定められています。
たとえ信書に関するルールを知らなかったとしても、違反すれば罰則の対象になります。知らぬ間に法律違反を犯さないよう、請求書をはじめとする信書の取り扱いには気をつけましょう。
企業の信頼を失う
信書である請求書の取り扱いに問題があれば、企業としての信頼を失う原因にもなります。請求書を不適切な方法で送付すればコンプライアンス違反となり、取引先や世間からの印象も悪くなるリスクがあります。信頼を得るには日々の業務のなかで適切な対応を続ける必要があり、一度失った信頼を取り戻すのは簡単ではありません。
信頼の低下は企業の業績にも悪影響をもたらすおそれがあります。日常的な信書の送付方法に配慮し、信頼が低下しないように配慮しましょう。
請求書を信書扱いする時の注意点
請求書を信書として扱うときは、気をつけるべき点がいくつかあります。細かいルールや取り決めもあるため、請求書を送付するときは注意しましょう。ここでは、請求書を信書として扱う際の具体的な注意点について解説します。
法人宛の請求書でも信書扱いになる
受取人が個人と法人のどちらであっても、請求書は信書に該当します。したがって、請求書を送付するときは基本的に信書として扱わなければなりません。個人宛の請求書のみが信書に該当すると勘違いし、法人宛の請求書の扱い方を誤るケースもあるため注意が必要です。
個人宛と法人宛のどちらであっても、請求書を送付する際は信書としての要件を満たせるように配慮してください。
自社内の他部署宛に送付する際も信書扱いになる
場合によっては、社内の他部署に対して請求書を送付することもあるでしょう。社内でのやり取りであっても、請求書は信書として扱わなければなりません。差出人から受取人に対して意思や事実を通知する文書は、すべて信書に該当するためです。
社内でのやり取りは手続きを省略しがちですが、請求書の送付については適切な方法をとる必要があります。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」の導入で効率化
請求書の送付を効率化する方法として、「MakeLeaps」の導入がおすすめです。以下で、サービス内容を紹介します。
テンプレート入力によるスムーズな書類作成
あらかじめ登録されたテンプレートを活用することで、請求書や見積書などの書類を簡単に作成できます。入力項目が整理されているため、作業の手間もかかりません。書類作成の時間短縮とミスの防止にもつながります。
請求書をワンクリックで郵送
作成した請求書は、システム上からワンクリックで郵送依頼ができます。発送先に応じて「電子送付（メール送信）」「Web上の取引ポータル」「郵送代行」から送付方法を選択することが可能です。これにより、印刷・封入・投函といった作業を省略でき、発送業務の効率化や事務負担の軽減につながります。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応
インボイス制度や電子帳簿保存法などの最新制度にも対応しており、請求書の発行から保存までを一元的に管理できます。法令に沿って運用できるため、経理処理の正確性と業務効率の向上が可能です。
まとめ
請求書は信書に該当するため、適切な送付方法を選ぶ必要があります。請求書の扱いを間違えるとさまざまなデメリットがあるため、注意が必要です。請求書は、作成時だけでなく送付においても適切なフローを意識しなければなりません。
請求書の送付を効率化するには、システムを導入するのがおすすめです。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、クラウド上で簡単に請求書が作成でき、印刷、封入、投函についてもワンクリックで完了できます。ぜひ一度、30日間の無料トライアルでお試しください。
